3.7 Tutorial: Aufträge zuweisen

✔️ Mit dem Auftrag-Modul können Sie jede Box einem Benutzer zuordnen.
✔️ Sie finden eine Übersicht aller erteilten Aufträge in einer separaten Tabelle, einfach und schnell sortierbar. So können Sie jeden Status verfolgen und die Zusammenarbeit verbessern.
✔️ Egal, ob Sie eine kleine Notiz hinterlassen oder ein großes Projekt steuern – mit dieser Funktion verwalten Sie Aufträge effizienter.

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Bei der Zuweisung eines Auftrags können Sie den Status festlegen, um den Fortschritt übersichtlich zu dokumentieren.
Folgende Stati stehen zur Verfügung:
- Offen: Die Aufgabe wurde erstellt, aber noch nicht begonnen.
- In Arbeit: Jemand arbeitet aktiv an der Aufgabe.
- Stockend: Es gibt Hindernisse oder Verzögerungen. Die Aufgabe kommt nicht rechtzeitig voran.
- Fertig: Der Auftrag ist abgeschlossen und kann überprüft werden.
- Archiv: Der Auftrag ist archiviert und wird nicht mehr als aktiver Auftrag auf der Seite „Meine Aufträge“ angezeigt.
Der Status lässt sich jederzeit anpassen, sodass alle Beteiligten immer auf dem aktuellen Stand sind.
⚙ status

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Priorisieren Sie Aufträge, um die wichtigsten Aufgaben hervorzuheben.
Sie können unter folgenden Optionen wählen:
- Keine: Es wurde keine spezielle Priorität zugewiesen.
- Niedrig: Die Aufgabe ist weniger dringlich.
- Medium: Normale Priorität, mittlere Wichtigkeit.
- Hoch: Diese Aufgabe hat Vorrang vor anderen und verlangt schnelle Bearbeitung.
So verhindern Sie Missverständnisse und setzen gemeinsam klare Schwerpunkte.
⚙ priority

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Jeder Auftrag kann mit einem Fälligkeitsdatum versehen werden. Damit erhöhen Sie die Verbindlichkeit und ermöglichen es den zugewiesenen Benutzern, ihre Zeit besser zu planen.
Tragen Sie einfach das gewünschte Datum ein, an dem die Aufgabe abgeschlossen sein soll.
Tipp: Das Hinterlegen eines Datums hilft dabei, den Überblick über laufende und bald anstehende Aufgaben zu behalten.
⚙ duetime

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Eine Aufgabe kann an einen bestimmten Benutzer übergeben werden. Sie tragen dafür den Benutzernamen des Empfängers ein.
Tragen Sie keinen Benutzer ein, so gilt die Aufgabe für Sie selbst.
Der zugewiesene Benutzer erhält automatisch Schreibzugriff auf die entsprechende Pinnwand. So kann er Kooperationen effizient dokumentieren, Aufgaben bearbeiten oder den Status aktualisieren.
Außerdem erhält der Benutzer eine Benachrichtigung über die geteilte Aufgabe.
⚙ assign

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Auf der Seite „Aufträge“ finden Sie die zentrale Übersicht aller Ihrer Aufträge.
Diese Seite bietet folgende Funktionen:
- Anzeige aller empfangenen, erteilten und eigenen Aufträge in einer Tabelle
- Möglichkeit, die Aufträge nach verschiedenen Kriterien zu sortieren (z. B. Titel, Fälligkeitsdatum, Status, Priorität)
- Schneller Zugriff auf die jeweilige Box/Map

Kategorie	Beschreibung
Empfangene Aufträge	Ihnen zugewiesene Aufgaben
Erteilte Aufträge	Von Ihnen an andere vergebene Aufgaben
Eigene Aufträge	Selbst erstellte und selbst bearbeitete Aufgaben

Seite Aufträge
So behalten Sie stets den vollen Überblick und können gezielt nach bestimmten Aufgaben suchen oder filtern.
⚙ overview

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1. Öffnen Sie die Pinnwand, auf der Sie einen Auftrag erstellen möchten. Wechseln Sie in den Bearbeitungsmodus.
2. Wählen Sie die Box aus, die Sie mit einem Auftrag versehen möchten. Klicken Sie auf die drei Punkte und wählen „Bearbeiten“.
3. In den Box-Einstellungen wählen Sie den Menüpunkt „Auftrag zuweisen“ aus.
4. Füllen Sie nach Bedarf die Felder aus:
- Status (z.B. Offen, In Arbeit)
- Priorität (Keine, Niedrig, Medium, Hoch)
- Fälligkeitsdatum (sofern gewünscht)
- Benutzername des Empfängers (optional)
5. Speichern Sie die Box. – Der Empfänger erhält eine Benachrichtigung und kann mit der Aufgabe starten.
6. Verfolgen Sie anschließend alle Änderungen bequem über die zentrale Aufträge-Seite.
Mit wenigen Klicks sind Aufgaben klar zugewiesen, priorisiert und nachverfolgbar.
⚙ activate

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Jeder Auftrag, den Sie einem Benutzer mit Fälligkeit zuweisen, erscheint in dessen Benutzerkalender und kann von dort geöffnet werden.
Auch Ihre eigenen Aufträge mit Fälligkeiten werden im Kalender angezeigt.
Beispiel eines Benutzerkalenders
mit Aufträgen von Boxen
Tipp: Unten rechts finden Sie den „iCalendar Link“. Diesen können Sie direkt in Ihren aktuell genutzten Kalender (wie Google oder Apple Calendar) einbinden. So haben Sie alle Ihre Fälligkeiten direkt in Ihrem persönlichen Kalender.
⚙ calendar

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Wenn ein Auftrag an einen anderen Benutzer zugewiesen wurde, so sollte dieser Benutzer nach Fertigstellung den Status auf „Fertig“ setzen.
Anschließend sollte der Auftraggeber das Resultat (Boxinhalt) kontrollieren.
Sofern es noch Probleme gibt, kann der Auftraggeber den Status wieder auf „In Arbeit“ setzen und Hinweise im Boxinhalt hinterlassen.
Ist der Auftrag erledigt, so kann der Auftraggeber den Status auf „Archiv“ setzen. Dadurch wird der Auftrag nicht mehr in der Auftragsliste des Benutzers angezeigt.

Außerdem erscheint der Auftrag (sofern eine Fälligkeit gesetzt wurde) nicht mehr im Kalender des Benutzers.
⚙ archive