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3.1 Tutorial: Buchungssystem

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Map als Bild Inhalte ausblenden

Einführung

  • ✔️ Mit dem Buchungssystem können Sie jeder Box einen Termin zum Buchen zuweisen. So lassen sich schnell und einfache Kurse erstellen und organisieren.
  • Außerdem können Sie Zahlungen mittels Paypal einziehen.
  • Das Buchungssystem ist verwendbar für:
    • Kurse und Workshops
    • Elternsprechtage
    • Teilnahme an Sportevents
    • Besprechungsräume
    • Teilnahme an Konzerten
    • Essensbestellungen
  • ✔️ Das Buchungssystem ist mächtig und kann Ihnen enorm Zeit ersparen.
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Buchungen aktivieren

  • Sie können eine Box kinderleicht in einen Kurs umwandeln.
    • Der Boxtitel wird zum Kurstitel.
    • Der Boxinhalt wird zum Kursinhalt.
  • Hierzu klicken Sie in den Box-Einstellungen auf „Kalender und Buchungen“. Dort aktivieren Sie die Option „Buchungssystem“:
  • Vorschaubild Option „Buchungssystem“
    Option „Buchungssystem“
  • Anschließend legen Sie im Eingabefeld die Startzeit des Kurses fest.
    • Optional können Sie die maximale Teilnehmerzahl eingeben.
    • Optional können Sie einen Preis festlegen, der dann vom Teilnehmer direkt via Paypal bezahlt werden kann.
    • ⚠️ Das Paypal-Feature steht nicht auf allen Server zur Verfügung.
  • Klicken Sie auf „Box speichern“. – Herzlichen Glückwunsch, ihr Kurs ist nun aktiviert.
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  • Hinweis: Diese Option kann nicht von Schülern oder anonymen Benutzern aktiviert werden.
  • ⚙ aktivieren
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Ablauf der Buchung

  • Wenn Sie Ihre Map fertiggestellt und für eine oder mehrere Boxen die Buchungen aktiviert haben, können Sie Ihre Map per Link verteilen.
  • Die Benutzer, die Ihre Map besuchen, sehen nun einen Buchungsbutton direkt in der Box:
  • Vorschaubild Buchungsbutton an der Box
    Buchungsbutton an der Box
  • Klickt der Benutzer auf den blauen Buchungsbutton, so erhält er folgende Nachricht:
  • Vorschaubild Hinweis bei der Buchung
    Hinweis bei der Buchung
  • Der Benutzer kann sich eine Buchungsbestätigung per E-Mail zusenden lassen.
  • Bestätigt der Benutzer mit Klick auf „Buchen“, so ist er erfolgreich in den Kurs eingeschrieben.
  • Vorschaubild Bestätigung der Teilnahme nach Buchung
    Bestätigung der Teilnahme nach Buchung
  • Der Termin ist nun im Benutzerkalender vorzufinden.
  • Ein „Gebucht“ erscheint an der Box.
  • Vorschaubild Gebuchter Kurs
    Gebuchter Kurs
  • ⚙ ablauf
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Wer kann buchen?

  • Buchen können auf Edumaps registrierte Benutzer, aber auch anonyme Besucher.
  • Wenn ein Benutzer eingeloggt ist, so kann er direkt auf den Buchen-Button klicken und wird beim Kurs eingeschrieben.
  • Wenn ein anonymer Besucher auf den Buchen-Button klickt, so erscheinen zwei Auswählmöglichkeiten:
    • mit Account einloggen
    • direkt mit E-Mail buchen
  • Klickt der Benutzer auf „direkt mit E-Mail buchen“, so kann er sich mit Angabe von Namen, Institution und E-Mail beim Kurs einschreiben.
  • Hierbei wird ein Basisaccount für den Benutzer angelegt. Dies ist notwendig, damit folgende Funktionen funktionieren:
  • 1. Stornieren der Buchung
    2. Automatisierte Teilnahmebescheinigung
    3. Erinnerungsmail 24 Stunden vor Kursbeginn
  • ⚙ werkannbuchen
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Bis wann kann gebucht werden?

  • Ein Buchen ist bis zum Kursbeginn möglich. Der Buchen-Button wird dann noch bis 1 Stunde nach Kursbeginn angezeigt. Danach wird er ausgeblendet.
  • Diese 1 Stunde Karenzzeit wird vorgehalten, falls sich noch eine Person kurzerhand zur Teilnahme entscheidet.
  • Um selbst einen Anmeldeschluss zu erzwingen, können Sie unter „Box schützen“ in den Box-Einstellungen den „Vollschutz“ aktivieren, dann ist sofort kein Buchen mehr möglich.
  • Für den Mapbesitzer erscheint nach Kurszeitende statt eines Buchen-Buttons ein Beenden-Button, mit dem er den Kurs abschließen kann.
  • ⚙ anmeldeschluss
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Teilnehmerliste anzeigen

  • Als Kursleiter (Mapbesitzer) können Sie alle Teilnehmer für einen Kurs einsehen, indem Sie in den Bearbeitungsmodus wechseln und dann auf den Button mit dem Zähler klicken:
  • Vorschaubild Anzahl an Teilnehmer
    Anzahl an Teilnehmer
  • Auch können alle anderen Bearbeiter (solange sie nicht anonym sind) im Bearbeitungsmodus auf die Teilnehmerliste zugreifen.
  • Die Liste der Teilnehmer sieht dann zum Beispiel so aus:
  • Vorschaubild Beispiel: Teilnehmerliste
    Beispiel: Teilnehmerliste
  • ⚙ teilnehmeranzeigen
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Teilnehmer aus Kurs entfernen

  • Sie können Teilnehmer jederzeit aus dem Kurs entfernen, indem Sie zuerst die Liste aller Teilnehmer öffnen und dann bei dem jeweiligen Benutzer auf das Entfernen-Icon klicken:
  • Vorschaubild Teilnehmer entfernen
    Teilnehmer entfernen
  • ⚙ teilnehmerentfernen
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Teilnehmer storniert Kurs

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Kurs beenden

  • Sofern die Startzeit Ihres Kurses in der Vergangenheit liegt (mindestens 1 Stunde alt), erscheint im Bearbeitungsmodus statt eines „Buchen“-Buttons ein „Beenden“-Button.
  • Dieser wird nur dem Kursleiter (Mapbesitzer) angezeigt.
  • Vorschaubild Kurs beenden
    Kurs beenden
  • Wenn Sie auf den „Beenden“-Button klicken, erscheint folgender Dialog:
  • Vorschaubild Dialog zum Beenden des Kurses
    Dialog zum Beenden des Kurses
  • Dort können Sie auch eine Vorschau der Teilnahmebescheinigung aufrufen.
  • Bestätigen Sie mit Klick auf „Kurs beenden“, so erscheint:
  • Vorschaubild Bestätigung des Kursabschlusses
    Bestätigung des Kursabschlusses
  • Allen Teilnehmer wird automatisch eine E-Mail mit einem Link zur Teilnahmebescheinigung zugesendet.
  • ⚙ kursbeenden
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Teilnahmebescheinigung

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Kurzbeschreibung für Teilnahmebescheinigung

  • Wenn Sie nur eine Kurzbeschreibung statt der vollständigen Beschreibung in die Teilnahmebescheinigung einsetzen möchten, so können Sie dies wie folgt tun:
    1. Bearbeiten Sie Ihren Boxinhalt (Kursinhalt).
    2. Gehen Sie ans Ende, setzen Sie eine Leerzeile und danach drei Minuszeichen --- in eine weitere Zeile.
    3. Dies erzeugt eine horizontale Linie. Diese gilt als Trenner von obiger detaillierten Beschreibung zu Ihrer neuen Kurzbeschreibung.
    4. Speichern Sie die Box.
    5. Nun erscheint auf der Teilnahmebescheinigung nur der Text, der unterhalb der horizontalen Linie steht.
  • Beschreibung für Box auf Map
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    Kurzbeschreibung für Bescheinigung
  • ⚙ beschreibung
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Eigener Briefbogen mit Logo für Teilnahmebescheinigung

  • Jede Teilnahmebescheinigung kann von Ihnen angepasst werden. Sie können wie bei einem Briefbogen ein Logo einsetzen, Ihre Adresse und Kontaktmöglichkeiten eintragen sowie weitere Daten in der Fußzeile hinterlassen.
  • Hierzu öffnen Sie einfach die Seite zum Bearbeiten des Briefbogens.
  • Vorschaubild Eigenen Briefbogen bearbeiten
    Eigenen Briefbogen bearbeiten
  • Achten Sie darauf, dass die Grafik für das Logo im JPG- oder PNG-Format ist.
  • ⚙ briefbogen
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Automatische E-Mails

  • Folgende E-Mails erhält ein Teilnehmer automatisiert:
    1. Erinnerungsmail 24 Stunden vor dem Termin
    2. Abschlussmail bei Kursabschluss durch den Kursleiter
  • Die Abschlussmail enthält einen Link, mit dem sich der Teilnehmer eine Teilnahmebescheinigung ausdrucken kann. Diese enthält seinen Namen und alle Beschreibungen aus der Box.
  • ⚙ emails
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Export der Teilnehmerliste

  • Sie können die gesamte Teilnehmerliste mit einem Klick auf den Button „CSV-Export“ exportieren.
  • Vorschaubild CSV-Export der Teilnehmerliste
    CSV-Export der Teilnehmerliste
  • Anschließend können Sie die heruntergeladene Datei in Ihrem Tabellenkalkulationsprogramm öffnen.
  • ⚙ exportieren
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Teilnehmerliste aller Kurse einer Map exportieren

  • Sie können die Teilnehmer aller Kurse einer Map als einzelne CSV-Datei exportieren.
    1. Gehen Sie in den Bearbeitungsmodus.
    2. Klicken Sie auf die drei Punkte des Mapmenüs und wählen „Map exportieren“.
    3. Im sich öffnenden Dialog wählen Sie „Teilnehmer aller Buchungen (csv)“.
  • Vorschaubild Export-Option:<br>Teilnehmer aller Buchungen (csv)
    Export-Option:
    Teilnehmer aller Buchungen (csv)
  • Die generierte CSV-Datei können Sie nun auf Ihrem Computer speichern und weiterverwenden.
  • Der Export enthält Kursname, E-Mail, Klarname und Benutzername jedes Teilnehmers.
  • ⚙ exportall
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Übersicht „Meine Buchungen“

  • Auf der Seite „Meine Buchungen“ sieht jeder Benutzer, welche Kurse er bereits gebucht hat.
  • Dort kann man die gebuchten Kursen ebenfalls erneut öffnen.
  • ⚙ übersicht
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Bezahlen per Paypal

  • ⚠️ Die Paypal-Integration steht nicht auf allen Servern zur Verfügung.
  • Sie haben die Möglichkeit, einen Preis für Ihren Kurs festzulegen und direkt das Geld per Paypal von Ihren Teilnehmern zu erhalten.
  • Hierzu gehen Sie in die Box-Einstellungen und tragen im Buchungssystem den „Zahlpreis via Paypal“ in Euro ein.
  • Vorschaubild
  • Anschließend sehen Sie ein Preis-Label an der Box.
  • Vorschaubild Preis-Label an Box
    Preis-Label an Box
  • Nun kann der Teilnehmer im ersten Schritt den Kurs buchen und im zweiten Schritt bezahlen.
  • Der Dialog beim Buchen erscheint auf diese Weise:
  • Vorschaubild Buchungsbestätigung <br>mit Weiterleitung zum Bezahlen
    Buchungsbestätigung
    mit Weiterleitung zum Bezahlen
  • Vorschaubild Bezahlseite<br>Weiterleitung zu Paypal
    Bezahlseite
    Weiterleitung zu Paypal
  • Nun wird der Benutzer weitergeleitet zu Paypal.
  • Nach erfolgreicher Zahlung erscheint für Sie als Kursleiter auf der Seite „Empfangene Zahlungen“ der Eintrag der Zahlung mit allen Details.
  • Vorschaubild Seite „Empfangene Zahlungen“
    Seite „Empfangene Zahlungen“
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  • Ihre Paypal-Adresse können Sie auf der Seite Mein Konto festlegen. Ist keine E-Mail festgelegt, wird die E-Mail Ihres Benutzerkontos verwendet.
  • ⚙ zahlungen
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Bezahlen per Paypal an andere Benutzer

  • Für den Fall, dass es verschiedene Kurs-Anbieter gibt und die Paypal-Zahlungen an verschiedene Benutzer gehen sollen, so gehen Sie wie folgt vor:
    1. Die anderen Benutzer erstellen Maps mit Boxen und aktivieren das Buchungsmodul und legen für die jeweilige Box einen Preis fest.
    2. Die anderen Benutzer senden Ihnen den Link zur Box bzw. zur Map.
    3. Sie betten die entsprechenden Boxen der anderen Benutzer auf Ihrer eigenen Map ein.
    4. Nun können die verschiedenen Boxen von den unterschiedlichen Benutzern direkt auf Ihrer Map gebucht und bezahlt werden.
    5. Dabei geht die jeweilige Zahlung an den entsprechenden Kursanbieter.
  • ⚙ drittzahlungen
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Kurs stornieren (durch Anbieter)

  • Den Kurs können Sie als Besitzer stornieren, indem sie die Option „Buchungssystem“ einfach deaktivieren und die Box speichern. Alternativ können Sie die Box einfach löschen.
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  • Frage: Werden alle alle Teilnehmer eines Kurses automatisch per Mail informiert, wenn ich den Kurs storniere?
  • Eine automatische E-Mail wird von Edumaps nicht versendet, da es sonst zu Massenmails kommt und unser Mail-Server geblacklistet würde. Auch könnte man die Funktion missbrauchen und Massenmails erzeugen. Stattdessen gehen Sie wie folgt vor: Rufen Sie die Liste aller Teilnehmer aufrufen. Klicken Sie hierzu auf den Teilnehmer-Zähler an der Box. Diese Liste zeigt Ihnen alle E-Mail-Adressen an. Nun können Sie die E-Mails kopieren und allen Teilnehmer mit Ihrem E-Mail-Programm eine Nachricht senden.
  • Tipp: Sollten alle Kurse Ihrer Map ausfallen, können Sie eine CSV-Liste der Teilnehmer aller Kurse exportieren. Diesen CSV-Export finden Sie unter „Map exportieren“. Anschließend können Sie die CSV-Datei öffnen und die Spalte mit den E-Mails kopieren.
  • ⚙ stornieren-anbieter
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