5.2 Tutorial: Verleihsystem

Einführung

✔️ Mit dem Verleihsystem können Sie jeder Box einen Kalender zuweisen, mit dem Ihre Besucher Reservierungen vornehmen können.
Dies ist verwendbar für:
- Verleih von Gegenständen und Geräten
- Vermietung von Räumen
- Buchung von Personen
✔️ Das Verleihsystem ist mächtig und kann Ihnen enorm Zeit ersparen.

📑 Inhaltsverzeichnis

1

Reservierungen aktivieren

Um das Verleihsystem für eine Box zu aktivieren, öffnen Sie die Box-Einstellungen und klicken auf „Kalender und Buchungen“ und wählen dann „Verleihsystem“.
Option „Verleihsystem“ in den Box-Einstellungen
An der Box erscheint daraufhin ein „Reserviere mich“-Button.
Reservieren-Button an der Box
⚙ aktivieren

2

Einstellungen für Kalenderansicht

Für den Kalender haben Sie folgende Einstellungen.
Modus: Uhrzeiten
Die „Anzeige beim ersten Öffnen des Kalenders“ bestimmt die Kalenderansicht für den Besucher.
Es gibt folgende Modi:
- Monat (für tageweises Buchen)
- Woche (für stundenweises Buchen)
- Tag (für stundenweises Buchen)
Briefbogen
Ganz unten finden Sie noch die Einstellungen für Ihren eigenen Briefbogen, der auf dem Verleihschein abgebildet wird.
⚙ einstellungen

3

Kalenderansicht mit Uhrzeiten

Standardgemäß ist der Modus „Zeitslots“ aktiv, der zu einem bekannten Kalender mit Uhrzeiten passt:
Modus: Uhrzeiten
Hier finden Sie folgende Einstellungen:
- „Größe von buchbaren Zeitslots“: Angabe in Minuten - z. B. bedeutet 60, dass nicht weniger als 1 Stunde gebucht werden kann.
- „Zeitraum eines Tages“: Startzeit und Endzeit festlegen - z. B. bedeutet 8 bis 16, dass die Tage nur von 8 bis 16 Uhr angezeigt werden.
⚙ uhrzeiten

4

Kalenderansicht mit Schulstunden

Wählen Sie statt „Uhrzeiten“ den Modus „Schulstunden“ so wird jeder Tag in eine Anzahl von nummerierten Schulstunden unterteilt - und nicht in Uhrzeiten.
Modus: Schulstunden
Tragen Sie bei „Anzahl von Schulstunden an einem Tag“ ein, wie viele Unterrichtsstunden der Tag haben soll.
⚙ schulstunden

5

Sichtbarkeit von Namen der Entleiher

Mit Klick auf den Reservieren-Button wird der Kalender zu dem Mietobjekt angezeigt.
Nur Sie als Verleiher (Map-Besitzer) sehen die Namen der Entleiher im Kalender.
Ansicht für Mapbesitzer mit Namen
Der Entleiher sieht alle Termine eingetragen mit der Beschriftung - gebucht -. Seine eigenen Reservierungen sind grün gefärbt.
Ansicht für Reservierenden
⚙ namen

6

Übersicht aller Mietobjekte der Map

Mit Klick auf den Reserverien-Button öffnet sich ein Kalender. Dort finden Sie rechts oben einen roten Button „Alle Mietobjekte anzeigen“.
Button zur Liste aller Mietobjekte
Klickt man darauf, so öffnet sich eine Übersicht aller Mietobjekte, die sich auf der Map befinden.
Liste aller Mietobjekte einer Map
So kann jeder Benutzer auf einen Blick sehen, welche Geräte an welchen Tagen verfügbar sind.
⚙ mietobjekte

7

Übersicht aller Reservierungen

Sie finden als Verleiher eine Übersicht aller Ihrer Geräte auf der Seite „Alle Mietobjekte“.
Im Benutzermenü ist diese Seite über den Eintrag „Verleihsystem“ erreichbar.
Benutzermenü mit Link zum Verleihsystem
Seite „Alle Mietobjekte“
Alphabetische Listung
Dort lassen sich die Mietobjekte alphabetisch sortieren oder nach Maps geordnet. Es werden alle Maps berücksichtigt, die Reservierungen enthalten.
⚙ reservierungen

8

Übersicht aller Reservierungen für Entleiher

Die Entleiher können auf der Seite „Meine Buchungen“ unter Leihobjekte ihre Reservierungen einsehen.
Alternativ kann jeder Benutzer seinen Benutzerkalender öffnen und findet dort alle Termine und Reservierungen kumuliert.
Meine Leihobjekte (Entleiher)
⚙ reservierungen-entleiher

9

Selbst Termine eintragen

Als Verleiher können Sie sich „Alle Mietobjekte“ aufrufen und dort mit Klick auf die Timeline beliebige Termine eintragen.
Termine als Verleiher eintragen
Hier können Sie das Feld „Anmerkung“ nutzen, um eigene Hinweise einzutragen.
Wenn Sie die Option „Buchen für“ sehen, können Sie für einen anderen Benutzer eine Buchung anlegen.
⚙ eintragen

10

Termine löschen

Auf der Seite „Alle Mietobjekte“ können Sie auf einen Termin innerhalb der Timeline klicken. Im Dialog finden Sie neben den Daten auch ein Lösch-Symbol.
Löschen eines Termins
Alternativ finden Sie unterhalb des Reservierungskalenders der jeweiligen Box eine tabellarische Auflistung der Reservierungen. Dort können Sie die Löschung ebenfalls vornehmen.
Löschoption unterhalb Box-Kalender
⚙ loschen

11

Termine löschen durch Entleiher

Der Entleiher kann auf der Seite „Meine Buchungen“ unter Leihobjekte Termine löschen, wenn sie noch nicht begonnen haben.
Löschoption für Entleiher
⚙ loschen-entleiher

12

Kontakt zum Entleiher

Rufen Sie die „Timeline“ der Reservierungen auf, so können Sie einfach auf einen Termin klicken und Sie sehen alle wesentlichen Kontaktdaten des Entleihers.
Kontaktdaten des Entleihers
Alternativ finden Sie Konktaktdaten auch unterhalb des Kalenders der Box, bei der Liste aller Reservierungen.
⚙ kontakt

13

Benachrichtigung bei Reservierung

Sie erhalten bei Reservierungen stets eine Benachrichtigung. Diese erscheint oben rechts auf der Webseite.
Benachrichtigung für Verleiher
Mit Klick auf das Benachrichtigungssymbol öffnet sich die Seite aller Benachrichtigungen. Dort sind die neuen Reservierungen gelistet.
⚙ benachrichtigung

14

Leihschein anzeigen und ausdrucken

Klicken Sie im Kalender oder in der Timeline („Alle Mietobjekte“) auf einen Termin, so öffnet sich folgender Dialog mit den Details der Reservierung:
Details zur Reservierung mit Leihschein-Button
Klicken Sie auf den Button „Leihschein anzeigen“, so öffnet sich der Leihschein für diesen Termin.
Leihschein zum Ausdrucken
Diesen Leihschein können Sie direkt ausdrucken. Er kann vom Entleiher beim Abholen des Gerätes unterzeichnet werden.
Hier werden übrigens alle Geräte gelistet, die der Entleiher gebucht hat. Klicken Sie auf eines der Geräte im Leihschein, so wird es von der Liste entfernt (nur visuell).
⚙ leihschein

15

Alle Ausleihen eines Benutzers

Sie finden als Verleiher bei den Details der Reservierung die Auswahl „Ausleihen des Benutzers“:
Details zur Reservierung mit Leihschein-Button
Klicken Sie auf den Button „Leihschein anzeigen“, so öffnet sich eine Seite mit allen Ausleihen, die der Entleiher bei Ihnen getätigt hat:
Ausleihen eines Benutzers
⚙ ausleihen

16

Kumulatives Reservieren

Sie können mehrere Geräte auf einmal buchbar machen.
Hierzu erstellen Sie eine Map und aktivieren unter „Extras“ die Option „Kumulatives Reservieren“.
Tipp: Sie können eine zentrale Map mit allen Geräten (Boxen) anlegen und separate Maps erstellen, wo Sie ausgewählte Boxen einbetten. Diese Boxen sind auch in anderen Maps aktiv und können reserviert werden.
Wenn der Nutzer nun einen Reservierungskalender aufruft und dort auf den roten Button „Alle Mietobjekte anzeigen“ klickt, erscheint ein Hinweis, dass der Nutzer alle Mietobjekte kumulativ buchen kann.
Kumulatives Buchen
Nun erscheint eine separate Zeile in der Timeline, die alle freien Tage anzeigt, die kumuliert gebucht werden können.
Timeline mit kumulierter Anzeige
⚙ kumulativ

17

Hinweis: Reservierungen durch nicht-registrierte Benutzer

Wir empfehlen, hierfür einen separaten Admin-Account für den Verleih zu führen.
Möchte z. B. ein Kindergarten bei Ihnen ein Gerät ausleihen und hat keinen Account bei Edumaps, so legen Sie einen „Schüleraccount“ im Rahmen dieses Admin-Accounts an. Tragen Sie den Namen ein und optional die E-Mail-Adresse.
Nun können Sie mit Hilfe dieses Accounts ein Gerät im Kalender leihen. Sie können den Login auch an den Kindergarten weitergeben.
So behalten Sie den Überblick, wer was wann ausgeliehen hat.
Auch lassen sich so Leihscheine benutzerbezogen korrekt ausdrucken.
⚙ nicht-registriert

18

FAQ

FAQ:
- Wie kann ein Benutzer mehrere Geräte auf einmal reservieren? Benutzer, der mehrere Geräte möchte, muss diese einzeln buchen. Alternativ kann der Verleiher eine Gruppe von Geräten bilden und diese mit Hilfe einer Box vermieten.
- Sperrzeiten festlegen: Verleiher bucht Zeiten selber, diese Zeiten sind dann für den Benutzer nicht mehr buchbar.
- Wie kann man die Gerätenummer notieren? Hierzu einfach die Gerätenummer im Boxtitel eintragen.
- Wie Verleih komplett deaktivieren (z. B. bei Ausfallzeiten) ohne Reservierungen zu verlieren? Hierzu einfach die Box von der Map ausblenden.
- Wie alle Reservierungen auf einmal löschen? Hierzu Option Reservierungen bei Box deaktivieren und Box speichern.
- Wie Mietgebühren eintragen? - Gebühren einfach in Boxinhalt als Text eintragen
- Kann der Ausleiher Resiervierungsanfragen senden? Die Reservierung erfolgt als „User First“, das heißt, der Benutzer kann direkt reservieren. Im Nachgang kann der Verleiher den Benutzer kontaktieren und je nach Situation eine Änderung herbeiführen.
⚙ faq