Ein Buchungssystem hilft, Doppelbuchungen zu vermeiden.

Trotzdem sollten die Boxen klar benannt sein.

Ungünstig:
Beamer

Besser:
Beamer 1 - Medienraum
Beamer 2 - Aula
Beamer 3 - mobil

So ist sofort sichtbar, welches Gerät gemeint ist.