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FAQ Médiathèque Gratuite
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5.1 Système de réservation

Tutoriel Edumaps Edumaps

Introduction

  • ✔️ Avec le système de réservation, vous pouvez attribuer un créneau réservable à chaque boîte. Cela vous permet de créer et d’organiser rapidement et facilement des cours.
  • Vous pouvez également collecter des paiements via PayPal.
  • Le système de réservation peut être utilisé pour :
    • Cours et ateliers
    • Réunions parents-enseignants
    • Participation à des événements sportifs
    • Salles de réunion
    • Participation à des concerts
    • Commandes de repas
  • ✔️ Le système de réservation est puissant et peut vous faire gagner beaucoup de temps.
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Activer les réservations

  • Vous pouvez facilement convertir une boîte en cours.
    • Le titre de la boîte devient le titre du cours.
    • Le contenu de la boîte devient le contenu du cours.
  • Pour cela, cliquez sur « Réservations et Calendrier » dans les paramètres de la boîte. Activez-y l’option « Système de réservation » :
  • Image d’aperçu Option : « Système de réservation »
    Option : « Système de réservation »
  • Définissez ensuite l’heure de début du cours dans le champ de saisie.
    • En option, vous pouvez saisir le nombre maximal de participants.
    • En option, vous pouvez définir un prix.
  • Cliquez sur « Enregistrer la Boîte » – Félicitations, votre cours est maintenant activé.
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  • Remarque : cette option ne peut pas être activée par des élèves ou des utilisateurs anonymes.
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Processus d’achat

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Qui peut réserver ?

  • Les utilisateurs Edumaps enregistrés peuvent réserver, tout comme les visiteurs anonymes.
  • Si un utilisateur est connecté, il peut cliquer directement sur le bouton Réserver et il est inscrit au cours.
  • Si un visiteur anonyme clique sur le bouton Réserver, deux options apparaissent :
    • Se connecter avec un compte
    • Réserver avec email
  • Toute personne qui possède déjà un compte (par exemple via l’authentification unique de son école) devrait d’abord se connecter. Ainsi, aucun deuxième compte n’est créé.
  • Si le visiteur clique sur « Réserver avec email », il peut s’inscrire au cours en saisissant son email, son nom et son établissement.
  • Dans ce cas, un compte de base est créé pour l’utilisateur. L’utilisateur le confirme avec une case à cocher dans le formulaire de réservation. Le compte est nécessaire pour que les fonctions suivantes puissent fonctionner :
    1. Annulation de la réservation
    2. Attestation de participation automatisée
    3. Email de rappel 24 heures avant le début du cours
  • Après la réservation, l’utilisateur reçoit un email avec la confirmation de réservation. Via un lien dans cet email, l’utilisateur confirme son adresse email et peut y définir son propre mot de passe si nécessaire.
  • ⚠️ L’attestation de participation n’est envoyée qu’aux adresses email confirmées. Veuillez demander à vos participants de cliquer sur le lien dans la confirmation de réservation.
  • Si l’adresse email appartient déjà à un compte, la réservation est attribuée à ce compte.
  • L’utilisateur peut supprimer le compte à tout moment sous Mon Compte.
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Jusqu’à quand peut-on réserver ?

  • Une inscription est possible jusqu’au début du cours. Le bouton « réserver » sera affiché jusqu’à 1 heure après l’heure de début du cours définie. Après cela, il sera masqué.
  • Cette période de grâce d’une heure a été définie au cas où quelqu’un déciderait de participer à la dernière minute.
  • Pour imposer vous-même une date limite d’inscription, vous pouvez activer la « Protection complète » sous « Protéger la boîte » dans les paramètres de la boîte ; aucune inscription supplémentaire ne sera alors possible.
  • Pour le propriétaire de la carte, un bouton Terminer apparaîtra à la place d’un bouton d’inscription après la fin de l’horaire du cours, lui permettant de terminer le cours.
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Afficher la liste des participants

  • En tant qu’animateur du cours (propriétaire de la carte), vous pouvez afficher tous les participants d’un cours en passant en mode édition, puis en cliquant sur le bouton avec le compteur :
  • Image d’aperçu Nombre de participants
    Nombre de participants
  • Tous les autres éditeurs peuvent également accéder à la liste des participants en mode édition (tant qu’ils ne sont pas anonymes).
  • La liste des participants se présente alors par exemple comme ceci :
  • Image d’aperçu Exemple : liste des participants
    Exemple : liste des participants
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Retirer des participants du cours

  • Vous pouvez retirer des participants du cours à tout moment en ouvrant la liste de tous les participants, puis en cliquant sur l’icône de suppression pour l’utilisateur concerné :
  • Image d’aperçu Retirer des participants
    Retirer des participants
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Le participant annule le cours

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Terminer le cours

  • Si l’heure de votre cours est passée (depuis au moins 1 heure), un bouton « Terminer » apparaîtra en mode édition à la place d’un bouton « Réserver ».
  • Ceci n’est affiché qu’à l’animateur du cours (propriétaire de la carte).
  • Image d’aperçu Terminer le cours
    Terminer le cours
  • Si vous cliquez sur le bouton « Terminer », la boîte de dialogue suivante apparaît :
  • Image d’aperçu Boîte de dialogue pour terminer le cours
    Boîte de dialogue pour terminer le cours
  • Vous pouvez également y voir un aperçu de l’attestation de participation.
  • Si vous confirmez en cliquant sur « Terminer le cours », ce qui suit apparaît :
  • Image d’aperçu Confirmation de la fin du cours
    Confirmation de la fin du cours
  • Un email contenant un lien vers l’attestation de participation sera automatiquement envoyé à tous les participants.
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Attestation de participation

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Description courte pour l’attestation de participation

  • Si vous souhaitez insérer uniquement une brève description au lieu de la description complète dans l’attestation de participation, vous pouvez procéder comme suit :
    1. Modifiez le contenu de votre boîte (contenu du cours).
    2. Allez à la fin, insérez une ligne vide puis trois tirets --- sur une autre ligne.
    3. Cela crée une ligne horizontale. Elle sert de séparateur entre la description détaillée ci-dessus et votre nouvelle description courte.
    4. Enregistrez la boîte.
    5. Désormais, seul le texte situé sous la ligne horizontale apparaîtra sur l’attestation de participation.
  • Description for box on map
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    Brief description for certificate
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En-tête personnalisé avec logo pour l’attestation de participation

  • Chaque attestation de participation peut être personnalisée par vos soins. Vous pouvez insérer un logo comme sur un papier à en-tête, saisir votre adresse et vos coordonnées, et ajouter d’autres données dans le pied de page.
  • Pour cela, ouvrez simplement la page de modification de l’en-tête.
  • Image d’aperçu Modifiez votre propre en-tête
    Modifiez votre propre en-tête
  • Assurez-vous que l’image du logo est au format JPG ou PNG.
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Emails automatiques

  • Un participant reçoit automatiquement les emails suivants :
    1. Confirmation de réservation après la réservation
    2. Email de rappel 24 heures avant le rendez-vous
    3. Email de clôture lorsque l’animateur du cours termine le cours
  • Lors d’une réservation avec email, la confirmation de réservation est toujours envoyée pour un compte nouvellement créé. Les utilisateurs connectés la reçoivent s’ils sélectionnent cette option lors de la réservation et si leur adresse email est confirmée. L’email contient un lien pour annuler la réservation. Lors d’une réservation avec email, il contient également le lien pour confirmer l’adresse email.
  • L’email de clôture contient un lien permettant au participant d’imprimer une attestation de participation. Elle contient son nom et toutes les descriptions de la boîte. L’email de clôture n’est envoyé qu’aux adresses email confirmées.
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Exporter la liste des participants

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Exporter la liste des participants de tous les cours d’une carte

  • Vous pouvez exporter les participants de tous les cours d’une carte sous la forme d’un seul fichier CSV.
    1. Passez en mode édition.
    2. Cliquez sur les trois points dans le menu de la carte et sélectionnez « Exporter la carte ».
    3. Dans la boîte de dialogue qui s’ouvre, choisissez « Tous les participants (csv) ».
  • Image d’aperçu Exporter tous les participants de toutes les réservations (csv)
    Exporter tous les participants de toutes les réservations (csv)
  • Vous pouvez maintenant enregistrer et réutiliser le fichier CSV généré sur votre ordinateur.
  • L’exportation comprend le nom du cours, l’email, le nom complet et le nom d’utilisateur de chaque participant.
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Aperçu : « Mes réservations »

  • Sur la page « Mes réservations », chaque utilisateur peut voir quels cours il a déjà réservés.
  • Vous pouvez également y rouvrir les cours réservés.
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Payer via Paypal

  • ⚠️ L’intégration Paypal n’est pas disponible sur tous les serveurs.
  • Vous avez la possibilité de définir un prix pour votre cours et de recevoir le paiement directement de vos participants via Paypal.
  • Pour cela, allez dans les paramètres de la boîte et saisissez le « montant du paiement via Paypal » en euros dans le système de réservation.
  • Image d’aperçu Prix du cours
    Prix du cours
  • Après cela, vous verrez une étiquette de prix sur la boîte.
  • Image d’aperçu Étiquette de prix sur la boîte
    Étiquette de prix sur la boîte
  • Les participants peuvent maintenant d’abord réserver le cours puis effectuer le paiement dans un deuxième temps.
  • La boîte de dialogue pendant la réservation s’affiche comme suit :
  • Image d’aperçu Confirmation de réservation <br>avec redirection vers le paiement
    Confirmation de réservation
    avec redirection vers le paiement
  • Image d’aperçu Page de paiement - Redirection vers Paypal
    Page de paiement - Redirection vers Paypal
  • L’utilisateur est ensuite redirigé vers Paypal.
  • Après un paiement réussi, l’entrée de paiement avec tous les détails apparaît pour vous, en tant qu’animateur du cours, sur la page « Paiements reçus ».
  • Image d’aperçu Page « Paiements reçus »
    Page « Paiements reçus »
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  • Vous pouvez définir votre adresse PayPal sur la page Mon Compte. Si aucun email n’est défini, l’email de votre compte utilisateur sera utilisé.
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Payer via PayPal à d’autres utilisateurs

  • S’il existe différents prestataires de cours et que les paiements PayPal doivent être versés à différents utilisateurs, procédez comme suit :
    1. Les autres utilisateurs créent des cartes avec des boîtes, activent le module de réservation et définissent un prix pour la boîte concernée.
    2. Les autres utilisateurs vous envoient le lien vers la boîte ou vers la carte.
    3. Vous intégrez les boîtes correspondantes des autres utilisateurs sur votre propre carte.
    4. Désormais, les différentes boîtes des différents utilisateurs peuvent être réservées et payées directement sur votre carte.
    5. Le paiement correspondant est versé au prestataire du cours concerné.
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Annuler le cours (par le prestataire)

  • Vous pouvez annuler le cours en tant que propriétaire en désactivant simplement l’option « Système de réservation » et en enregistrant la boîte. Vous pouvez aussi simplement supprimer la boîte.
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  • Question : tous les participants d’un cours sont-ils automatiquement informés par email si j’annule le cours ?
  • Un email automatique n’est pas envoyé par Edumaps, car cela entraînerait des envois massifs d’emails et notre serveur de messagerie serait placé sur liste noire. La fonction pourrait également être utilisée abusivement pour générer des emails de masse. Procédez plutôt comme suit : ouvrez la liste de tous les participants. Pour cela, cliquez sur le compteur de participants sur la boîte. Cette liste vous montrera toutes les adresses email. Vous pouvez maintenant copier les emails et envoyer un message à tous les participants à l’aide de votre programme de messagerie.
  • Conseil : si tous les cours de votre carte sont annulés, vous pouvez exporter une liste CSV des participants de tous les cours. Vous trouverez cette exportation CSV sous « Exporter la carte ». Vous pouvez ensuite ouvrir le fichier CSV et copier la colonne contenant les emails.
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FAQ

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