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Map exportieren

Kapitel 1: Admin-Menü und erste Accounts

Edumaps für Admins Edumaps

Überblick

Die ersten Schritte.
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Willkommen im Admin-Bereich

  • Diese Pinnwand zeigt die ersten wichtigen Schritte für Schuladmins in Edumaps.
  • Nach dieser Pinnwand wissen Sie, wo Sie die wichtigsten Admin-Funktionen finden, warum die Auftragsverarbeitung wichtig ist, wie Sie den Briefbogen vorbereiten und wie Sie erste Accounts mit Loginpässen und QR-Codes ausgeben.
    • Benutzer und Klassen verwalten
    • Accounts für Lehrkräfte und Schüler vorbereiten
    • Loginpässe mit QR-Codes ausgeben
    • schulweite Grundeinstellungen prüfen
    • Auftragsverarbeitung und Briefbogen einrichten
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Was ist Edumaps aus Admin-Sicht?

  • Edumaps ist für Schulen ein visueller Arbeitsraum für Unterricht, Organisation und Zusammenarbeit.
  • Admins sorgen dafür, dass die Schule geordnet starten kann. Dazu gehören Benutzeraccounts, schulweite Einstellungen, Ordnerstrukturen und Zugänge für Lehrkräfte und Schüler.
  • Typische Admin-Aufgaben:
    • Lehrkräfte und Schüler anlegen
    • Klassen und Gruppen vorbereiten
    • Materialien für das Kollegium bereitstellen
    • Fachkonferenz- oder Projektordner strukturieren
    • Benutzer bei Problemen unterstützen
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Die wichtigsten Bereiche im Menü

  • Nach dem Login finden Sie links die zentrale Navigation.
    1. Dashboard: zuletzt besuchte Maps, eigene Maps und Schnellzugriffe.
    2. Maps und Ordner: Verwaltung der eigenen und geteilten Ordnerstruktur.
    3. Uploads: eigene Uploads, Uploads von Dritten und gelöschte Dateien.
    4. Mein Bereich: persönliche Funktionen wie Kalender, Buchungen und Aufträge.
    5. Benutzerverwaltung: Accounts, Klassen, Einladungen und Admin-Aktionen.
    6. Mein Konto: Kontodaten, Schulzuordnung, Speicherplatz und Admin-Funktionen.
  • Tipp: Wenn Sie neu starten, prüfen Sie zuerst „Mein Konto“ und danach die Benutzerverwaltung.
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Admin-Menü und Konto

Zentrale Einstellungen.
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Mein Konto öffnen

  • Im Bereich Mein Konto finden Sie wichtige Informationen zu Ihrem eigenen Account.
  • Dort sehen Sie zum Beispiel:
    • Ihren Benutzernamen
    • Ihre Rolle
    • den Namen Ihrer Schule oder Institution
    • den verfügbaren Speicherplatz
    • die Anzahl eigener Maps
    • zusätzliche Admin-Funktionen
  • Für Admins erscheinen dort Funktionen, die normale Lehrkräfte oder Schüler nicht sehen.
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Zusätzliche Admin-Funktionen

  • Admin-Accounts erhalten in Edumaps zusätzliche Verwaltungsfunktionen.
  • Dazu gehören je nach Lizenz und Rolle:
    • Benutzerverwaltung öffnen
    • Auftragsverarbeitung / AVV bestätigen
    • Briefbogen bearbeiten
    • Benutzer einladen
    • Accounts erstellen
    • Accounts verschmelzen
    • Benutzer mehrfach löschen
  • Hinweis: Wenn diese Funktionen fehlen, sind Sie vermutlich nicht als Admin angemeldet oder der Account wurde noch nicht als Schuladmin freigeschaltet.
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Schulzuordnung prüfen

  • Prüfen Sie am Anfang, ob Ihr Account korrekt zugeordnet ist.
  • Achten Sie besonders auf diese Punkte:
    • Wird der richtige Schulname angezeigt?
    • Ist der Account als Admin freigeschaltet?
    • Ist genügend Speicherplatz vorhanden?
    • Gibt es bereits Maps, Ordner oder Uploads?
    • Ist eine echte E-Mail-Adresse hinterlegt oder steht dort noch eine technische Dummy-E-Mail-Adresse?
  • Wenn etwas nicht stimmt: Kontaktieren Sie den Edumaps-Support oder Ihr zuständiges Medienzentrum.
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Echte E-Mail-Adresse hinterlegen

  • Auch Admin-Accounts können zunächst mit einer technischen Dummy-E-Mail-Adresse angelegt sein.
  • Prüfen Sie deshalb am Anfang in Mein Konto, ob bei Ihrem Account eine echte E-Mail-Adresse hinterlegt ist.
  • Eine echte E-Mail-Adresse ist wichtig für:
    • Passwort zurücksetzen über „Passwort vergessen“
    • wichtige Systemhinweise
    • Benachrichtigungen aus Edumaps
    • eindeutige Zuordnung des Admin-Accounts
    • spätere Kommunikation mit der Schule oder dem Support
  • Empfehlung: Hinterlegen Sie bei Admin-Accounts immer eine echte dienstliche E-Mail-Adresse, damit Passwort-Reset, Benachrichtigungen und Support-Zuordnung zuverlässig funktionieren. – Hinterlegen Sie keine privaten E-Mail-Adressen!
  • Bei Schüleraccounts kann eine Dummy-E-Mail-Adresse sinnvoll sein. Bei Admins und Lehrkräften sollte möglichst eine echte E-Mail-Adresse verwendet werden.
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AVV und Briefbogen

Datenschutz und offizielle Dokumente vorbereiten.
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Auftragsverarbeitung / AVV ausfüllen

  • Die Auftragsverarbeitung, oft kurz AVV, ist ein wichtiger Datenschutzschritt.
  • Die Schule bestätigt damit, dass Edumaps personenbezogene Daten im Auftrag der Schule verarbeiten darf.
  • Schritte:
    1. Öffnen Sie Mein Konto.
    2. Wählen Sie Auftragsverarbeitung.
    3. Tragen Sie die Daten der Schule ein.
    4. Prüfen Sie die Angaben sorgfältig.
    5. Bestätigen und speichern Sie die Auftragsverarbeitung.
  • Empfehlung: Erledigen Sie diesen Schritt früh, bevor Edumaps im größeren Umfang mit Lehrkräften und Schülern genutzt wird.
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Warum ist die AVV wichtig?

  • Bei der Nutzung von Edumaps können personenbezogene Daten verarbeitet werden.
  • Beispiele:
    • Namen von Lehrkräften
    • Namen von Schülern
    • E-Mail-Adressen
    • Klassenzuordnungen
    • Benutzeraktivitäten innerhalb der Plattform
  • Die AVV regelt, dass Edumaps diese Daten im Auftrag der Schule verarbeitet.
  • Merksatz: Die AVV ist kein Unterrichtsthema, sondern ein organisatorischer Pflichtschritt für den Schuleinsatz.
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Briefbogen bearbeiten

  • Der Briefbogen wird für automatisch erzeugte Dokumente verwendet, zum Beispiel für Teilnahmebescheinigungen nach Fortbildungen oder Kursen.
  • Schritte:
    1. Öffnen Sie Mein Konto.
    2. Klicken Sie auf Briefbogen bearbeiten.
    3. Tragen Sie die gewünschten Angaben ein.
    4. Prüfen Sie Name, Adresse und Kontaktdaten.
    5. Speichern Sie den Briefbogen.
  • Typische Angaben: Name der Schule, Anschrift, Telefonnummer, E-Mail-Adresse, Webseite und weitere offizielle Angaben.
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Wann brauche ich den Briefbogen?

  • Der Briefbogen ist besonders hilfreich, wenn Edumaps für Veranstaltungen, Fortbildungen oder Buchungen genutzt wird.
  • Beispiel:
    • Eine Fortbildung wird über Edumaps gebucht.
    • Teilnehmer melden sich online an.
    • Nach Abschluss des Kurses wird eine Teilnahmebescheinigung erstellt.
    • Diese Bescheinigung nutzt den hinterlegten Briefbogen.
  • Tipp: Richten Sie den Briefbogen ein, bevor Sie das Buchungssystem für Fortbildungen einsetzen.
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Benutzerverwaltung

Zentrale Verwaltung von Lehrkräften, Schülern, Klassen und Zugängen.
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Benutzerverwaltung öffnen

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Liste aller Accounts

  • In der Benutzerliste sehen Sie die Accounts Ihrer Schule.
  • Dort können Sie prüfen:
    • Welche Lehrkräfte bereits vorhanden sind
    • Welche Schüleraccounts angelegt wurden
    • welche Rolle ein Benutzer hat
    • ob ein Account zur richtigen Schule gehört
    • ob ein Benutzer bearbeitet oder entfernt werden muss
  • Typische Aufgaben: Benutzer suchen, Rolle kontrollieren, Klasse prüfen, Accountdaten bearbeiten.
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Accounts erstellen – drei Wege

  • In Edumaps können Admins Accounts auf mehrere Arten erstellen.
    1. Liste von Namen: geeignet, wenn Sie mehrere Personen direkt eingeben möchten.
    2. CSV-Datei: geeignet für größere Schülerlisten oder ganze Klassen.
    3. Ohne Namen: geeignet für schnelle Testaccounts, vorbereitete Zugänge oder anonyme Startaccounts.
  • In diesem Kapitel geht es zuerst um den schnellen Einstieg mit Accounts ohne Namen.
  • Hinweis: Der CSV-Import wird in einem eigenen Tutorial behandelt, da dort Schuljahreswechsel, Klassenwechsel und Aktualisierungsimport wichtig sind.
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Accounts ohne Namen

Schnell Zugänge vorbereiten, ohne vorher vollständige Namenslisten zu importieren.
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Wann sind Accounts ohne Namen sinnvoll?

  • Accounts ohne Namen sind sinnvoll, wenn Sie schnell Zugänge vorbereiten möchten.
  • Typische Situationen:
    • Testzugänge für Lehrkräfte
    • vorbereitete Schüleraccounts
    • Accounts für eine Fortbildung
    • Accounts, bei denen Namen später ergänzt werden
    • neutrale Zugänge für einen ersten Einstieg
  • Beispiel: Sie möchten für eine kurze Einführung 10 Lehrkraft-Accounts vorbereiten. Dann können Sie 10 Accounts ohne Namen erstellen und die Loginpässe direkt ausgeben.
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Accounts ohne Namen erstellen

  • Schritte:
    1. Öffnen Sie die Benutzerverwaltung.
    2. Klicken Sie auf Accounts erstellen.
    3. Wählen Sie Ohne Namen.
    4. Geben Sie die Anzahl der gewünschten Accounts ein.
    5. Wählen Sie den Benutzertyp, zum Beispiel Lehrkraft oder Schüler.
    6. Legen Sie fest, ob alle dasselbe Startpasswort oder individuelle Passwörter erhalten.
    7. Erstellen Sie die Accounts.
  • Ergebnis: Edumaps erstellt neue Accounts mit Benutzernamen, technischen E-Mail-Adressen und Startpasswörtern.
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Accounts über eine Namensliste

  • Wenn Ihnen die Namen bereits vorliegen, ist die Namensliste der schnellste Weg für kleine Gruppen.
    1. Benutzerverwaltung öffnen
    2. Accounts erstellen wählen
    3. Methode Liste von Namen wählen
    4. Pro Zeile einen Namen eintragen (optional mit E-Mail und Klasse)
    5. Benutzertyp und Startpasswort festlegen
    6. Accounts erstellen
  • Gut für: einzelne Lehrkräfte oder kleine Gruppen. Für ganze Klassen ist der CSV-Import (Kapitel 2) meist schneller.
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Gleiches Passwort oder individuelle Passwörter?

  • Beim Erstellen der Accounts können Sie entscheiden, ob alle Nutzer dasselbe Startpasswort erhalten oder ob Edumaps individuelle Passwörter erzeugt.
  • Gleiches Startpasswort:
    • einfacher für den Einstieg
    • praktisch bei kurzen Tests
    • weniger sicher
  • Individuelle Passwörter:
    • sicherer
    • jeder Account hat ein eigenes Passwort
    • empfehlenswert bei Lehrkräften und älteren Schülern
  • Empfehlung: Für echte Nutzung sind individuelle Passwörter besser. Für kurze Tests kann ein gemeinsames Startpasswort praktischer sein.
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Dummy-E-Mail-Adressen verstehen

  • Jeder Account benötigt technisch eine E-Mail-Adresse.
  • Wenn keine echte E-Mail-Adresse vorliegt, erzeugt Edumaps eine technische Dummy-E-Mail-Adresse.
  • Wichtig:
    • Die Dummy-E-Mail ist keine echte persönliche Mailadresse.
    • Sie dient nur dazu, den Account technisch anzulegen.
    • Später kann eine echte E-Mail-Adresse ergänzt werden.
    • Der Benutzer kann sich trotzdem mit Benutzername und Passwort anmelden.
  • Bei Schülern sind Dummy-E-Mail-Adressen oft praktisch, wenn keine schulischen E-Mail-Adressen vorhanden sind.
  • Achtung: Passwörter können nicht über „Passwort vergessen“ zurückgesetzt werden, sofern nur eine Dummy-E-Mail vorliegt. Hier muss der Admin ein neues Passwort setzen.
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Loginpässe und QR-Codes

Zugangsdaten sichern, ausgeben und den Erstlogin vereinfachen.
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Ergebnis nach dem Erstellen der Accounts

  • Wichtig: Passwörter und QR-Codes werden nur direkt nach dem Erstellen angezeigt und sind danach nicht mehr auf dem Server gespeichert.

    Speichern Sie die Daten als CSV Datei (blinkender Button).

    Drucken Sie die Daten als PDF.
  • Wenn Sie die Daten jetzt nicht sichern, müssen Sie später für jeden Account ein neues Passwort vergeben.
  • Nach dem Erstellen der Accounts zeigt Edumaps die Ergebnistabelle an. Diese enthält typischerweise:
    • Benutzername
    • technische oder echte E-Mail-Adresse
    • Startpasswort
    • Rolle
    • QR-Code für den Erstlogin
  • Wichtig: Sichern oder drucken Sie die Zugangsdaten sofort. Startpasswörter sollten nicht ungeschützt weitergegeben oder offen abgelegt werden.
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CSV-Datei mit Zugangsdaten herunterladen

  • Nach dem Erstellen der Accounts können Sie eine CSV-Datei herunterladen.
  • Warum ist das wichtig?
    • Die Zugangsdaten werden gesichert.
    • Sie haben eine Übersicht über Benutzername und Startpasswort.
    • Sie können die heruntergeladene Datei später wieder öffnen.
    • Ein erneuter Download aus Edumaps ist nicht möglich – die Daten werden nur einmal ausgegeben.
    • Sie vermeiden, Passwörter neu setzen zu müssen.
  • Achtung: Die Datei enthält Zugangsdaten. Speichern Sie sie nur an einem geschützten Ort.
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Loginpässe anzeigen und ausdrucken

  • Loginpässe sind kleine Zugangskärtchen für Nutzer.
  • Sie enthalten typischerweise:
    • Benutzername
    • Startpasswort
    • QR-Code
    • kurzen Loginhinweis
  • Schritte:
    1. Klicken Sie nach dem Erstellen auf Loginpässe anzeigen.
    2. Prüfen Sie die angezeigten Kärtchen.
    3. Drucken Sie die Loginpässe aus oder speichern Sie sie als PDF.
    4. Geben Sie jedem Nutzer den passenden Loginpass.
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QR-Code für den Erstlogin

  • Der QR-Code auf dem Loginpass erleichtert den Einstieg.
  • So funktioniert es:
    1. Der Nutzer scannt den QR-Code.
    2. Edumaps öffnet den vorbereiteten Login.
    3. Der Nutzer meldet sich an.
    4. Danach legt der Nutzer ein eigenes persönliches Passwort fest.
    5. Der Account ist aktiviert.
  • Hinweis: Der QR-Code ist für den Erstlogin gedacht und sollte sorgfältig verteilt werden.
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Wenn Zugangsdaten verloren gehen

  • Wenn Zugangsdaten nach dem Erstellen nicht gespeichert oder ausgedruckt wurden, müssen Passwörter gegebenenfalls neu gesetzt werden.
  • Deshalb gilt:
    • CSV-Datei sofort herunterladen
    • Loginpässe sofort drucken oder als PDF speichern
    • Zugangsdaten sicher aufbewahren
    • Loginpässe nicht offen liegen lassen
  • Merksatz: Nach dem Erstellen zuerst sichern, dann verteilen.
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Checkliste und FAQ

Typische Fragen und nächster Schritt.
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Checkliste für den Start

  • Erledigen Sie diese Punkte am Anfang:
    • Prüfen: Bin ich als Admin angemeldet?
    • Prüfen: Wird die richtige Schule angezeigt?
    • Auftragsverarbeitung / AVV ausfüllen
    • Briefbogen prüfen oder ergänzen
    • Benutzerverwaltung öffnen
    • Testweise einige Accounts ohne Namen erstellen
    • CSV-Datei mit Zugangsdaten herunterladen
    • Loginpässe anzeigen und drucken
    • QR-Code-Login mit einem Testaccount ausprobieren
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FAQ: Warum sehe ich die Admin-Funktionen nicht?

  • Mögliche Ursachen:
    • Sie sind nicht mit dem richtigen Account angemeldet.
    • Ihr Account ist noch nicht als Admin freigeschaltet.
    • Sie befinden sich in einem normalen Lehrkraft- oder Schüleraccount.
    • Die Schulzuordnung fehlt noch.
  • Lösung: Prüfen Sie zuerst Mein Konto. Wenn dort keine Admin-Funktionen erscheinen, kontaktieren Sie den Edumaps-Support oder die zuständige Stelle Ihrer Schule.
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FAQ: Muss ich echte E-Mail-Adressen eintragen?

  • Nein, nicht immer.
  • Wenn keine echten E-Mail-Adressen vorhanden sind, kann Edumaps technische Dummy-E-Mail-Adressen erzeugen.
  • Das ist besonders praktisch für:
    • Schüler ohne eigene schulische E-Mail-Adresse
    • Testaccounts
    • neutrale Startaccounts
    • vorbereitete Zugänge
  • Wenn echte E-Mail-Adressen vorhanden sind, können diese natürlich verwendet werden.
  • Wichtig für Admins:
    Admin-Accounts sollten nach Möglichkeit immer eine echte dienstliche E-Mail-Adresse haben. Dummy-E-Mail-Adressen sind vor allem für Schüler, Testaccounts oder vorbereitete Zugänge gedacht.
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FAQ: Was ist besser – Loginpass oder manuelle Weitergabe?

  • Loginpässe sind meistens der einfachste Weg, wenn viele Nutzer gleichzeitig starten sollen.
  • Vorteile:
    • jeder Nutzer erhält eigene Zugangsdaten
    • QR-Code erleichtert den Einstieg
    • weniger Tippfehler
    • gut für Klassen und Fortbildungen geeignet
    • schnell ausdruckbar
  • Empfehlung: Nutzen Sie Loginpässe immer dann, wenn eine Gruppe gemeinsam mit Edumaps startet.
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Nächster Schritt: CSV-Import

  • Wenn die ersten Admin-Funktionen verstanden sind, folgt als nächstes der CSV-Import.
  • Dort geht es um:
    • Schülerlisten importieren
    • Klassen automatisch anlegen
    • neue Schüler ergänzen
    • Daten beim Schuljahreswechsel aktualisieren
    • gleiche Namen und geänderte E-Mail-Adressen richtig behandeln
  • Tutorial: Edumaps für Admins – Kapitel 2: CSV-Import und Schuljahreswechsel
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