Kapitel 4: Teilen und Veröffentlichen von Maps & Ordnern (Meine Schule)
Edumaps für Admins EdumapsÜberblick
Sicher teilen und schulweit organisieren.
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Ziel dieser Pinnwand
- Diese Pinnwand erklärt, wie Admins Maps und Ordner sinnvoll teilen und wie der Bereich Meine Schule genutzt werden kann.
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Nach dieser Pinnwand wissen Sie:
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- wann ein Link zum Teilen reicht
- wann Klassen, Gruppen oder einzelne Nutzer besser sind
- was Leserecht und Bearbeitungsrecht bedeuten
- wie Passwortschutz eingesetzt wird
- wie „Meine Schule“ als internes Schulportal funktioniert
- welche Freigabeform für welche Situation passt
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Grundidee: Nicht alles sollte über offene Links verteilt werden. Für schulinterne Inhalte sind gezielte Freigaben oft besser.
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Teilen oder Veröffentlichen?
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Zwei verschiedene Aktionen, die oft verwechselt werden:
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Teilen = gezielt an bestimmte Personen, Klassen oder per Link freigeben. Der Inhalt bleibt ansonsten privat.
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Veröffentlichen = der Inhalt erscheint unter „Meine Schule" und ist für alle an der Schule sichtbar.
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Wichtig: Ein per Link geteilter Ordner ist noch nicht veröffentlicht. Erst „Meine Schule" macht ihn schulweit sichtbar.
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Die drei wichtigsten Fragen vor dem Teilen
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Bevor Sie eine Map oder einen Ordner teilen, klären Sie drei Fragen:
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1. Wer soll Zugriff bekommen?
- Öffentlichkeit
- Kollegium
- einzelne Klasse
- einzelne Lehrkraft
- Schülergruppe -
2. Was dürfen die Personen tun?
- nur ansehen
- bearbeiten
- Inhalte ergänzen -
3. Wie sensibel sind die Inhalte?
- öffentlich unkritisch
- schulintern
- personenbezogen
- nur für bestimmte Personen -
Die Antworten bestimmen die richtige Freigabeform.
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Freigabeformen im Vergleich
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Situation Empfehlung Öffentliches Material Leselink Material für Kollegium Teilen an Gruppe oder „Meine Schule“ Material für eine Klasse Teilen an Klasse Gemeinsame Bearbeitung gezieltes Bearbeitungsrecht Sensible Inhalte Accountpflicht, gezielte Freigabe, ggf. Passwort Schulweite Informationen „Meine Schule“ -
Merksatz: Je sensibler der Inhalt, desto gezielter sollte die Freigabe sein.
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Typische Admin-Aufgaben
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Admins unterstützen Schulen häufig bei diesen Aufgaben:
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- Ordner für Fachkonferenzen anlegen
- Map für Projekttag schulweit bereitstellen
- Materialsammlungen für Lehrkräfte freigeben
- Ordner für Kollegiumsgruppen für Zusammenarbeit freigeben
- Schülern Zugriff auf Unterrichtsmaterial geben
- Passwortschutz für besondere Inhalte setzen
- „Meine Schule“ strukturieren
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Diese Pinnwand zeigt die Grundlogik dahinter.
Teilen per Link
Schnell, aber nicht immer passend.
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Leselink
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Ein Leselink erlaubt anderen Personen, eine Map oder einen Ordner anzusehen.
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Geeignet für:
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- öffentliches Material
- Elterninformationen ohne sensible Daten
- Beispielmaps
- frei zugängliche Unterrichtsmaterialien
- schnelle Weitergabe an externe Personen
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Wichtig: Wer den Link kennt, kann die Inhalte aufrufen (auch anonym). Verwenden Sie Leselinks deshalb nicht für sensible oder personenbezogene Inhalte.
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Bearbeitungslink
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Ein Bearbeitungslink erlaubt anderen Personen, Inhalte zu verändern.
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Geeignet für:
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- kurze kollaborative Arbeitsphasen
- Workshops
- temporäre Sammlungen
- Arbeitsgruppen ohne feste Accounts
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Achtung: Ein Bearbeitungslink ist mächtig. Wer den Link hat, kann Inhalte bearbeiten. Nutzen Sie ihn nur bewusst und nicht für dauerhaft sensible Schulbereiche.
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Wann Links sinnvoll sind
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Links sind sinnvoll, wenn:
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- der Zugriff schnell gehen soll
- keine Accountzuordnung nötig ist
- Inhalte öffentlich oder unkritisch sind
- externe Personen beteiligt sind
- ein Material nur gelesen werden soll
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Links sind weniger sinnvoll, wenn:
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- nur bestimmte Personen Zugriff haben sollen
- Bearbeitungsrechte dauerhaft vergeben werden
- personenbezogene Daten enthalten sind
- die Schule klare Benutzergruppen verwenden möchte
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Link-Freigaben regelmäßig prüfen
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Admins sollten gelegentlich prüfen, welche Maps oder Ordner per Link erreichbar sind.
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Prüffragen:
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- Wird der Link noch benötigt?
- Ist der Inhalt noch aktuell?
- Ist der Link öffentlich unkritisch?
- Gibt es Bearbeitungslinks, die nicht mehr gebraucht werden?
- Sollte stattdessen gezielt an Nutzer geteilt werden?
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Tipp: Für dauerhafte interne Schulmaterialien ist „Meine Schule“ oft besser als ein einzelner Link.
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Soll der Zugriff auf eine Map, deren Link bereits öffentlich geteilt wurde, verhindert werden, so gehen Sie in die Map-Einstellung und klicken bei „Schützen“ auf „Map-Link neu generieren“. So werden neue Links für diese Map generiert und die alten Links sind nicht mehr gültig.
Teilen mit Accounts
Gezielter Zugriff für Nutzer, Klassen und Gruppen.
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An einzelne Nutzer teilen
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An Klassen teilen
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An Gruppen oder Projektgruppen teilen
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Benachrichtigungen und Auffindbarkeit
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Wenn Inhalte gezielt an Nutzer geteilt werden, sollten diese die Inhalte später wiederfinden können.
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Achten Sie darauf:
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- verständliche Map-Titel verwenden
- Ordner sinnvoll benennen
- nicht zu viele Einzelmaps ohne Struktur teilen
- wichtige Inhalte in passenden Ordnern sammeln
- bei schulweiten Inhalten „Meine Schule“ nutzen
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Merksatz: Teilen ist nicht nur Zugriff, sondern auch Orientierung.
Lesen oder Bearbeiten
Rechte bewusst setzen.
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Bearbeitungsrecht
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Typische Rechtefehler
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Häufige Fehler:
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- Bearbeitungslink statt Leselink verschickt
- Map öffentlich geteilt, obwohl sie nur intern sein sollte
- zu viele Personen haben Bearbeitungsrechte
- alte Bearbeitungsrechte bleiben bestehen
- Inhalte werden mehrfach kopiert statt gemeinsam gepflegt
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Tipp: Bei Problemen zuerst prüfen: Wer hat Zugriff und mit welchem Recht?
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Rechte-Matrix
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Bedarf Passendes Recht Nur ansehen Leserecht Inhalte gemeinsam pflegen Bearbeitungsrechte Schüler sollen Aufgaben sehen Leserecht oder gezielte Aufgabenfunktion Kollegium soll Material ergänzen Bearbeitungsrecht für Lehrkräfte oder Gruppe Öffentliches Beispiel zeigen Leselink Kurz gemeinsam sammeln temporärer Bearbeitungslink -
Grundsatz: So viel Zugriff wie nötig, so wenig Bearbeitungsrecht wie möglich.
Meine Schule
Schulweite Inhalte zentral bereitstellen.
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Was ist „Meine Schule“?
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Meine Schule ist ein schulweiter Bereich, in dem wichtige Inhalte für die Schule bereitgestellt werden können.
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Geeignet für:
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- Informationen für das Kollegium
- schulweite Materialsammlungen
- Fachkonferenzordner
- Projekttage
- Fortbildungsunterlagen
- interne Organisation
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Vorteil: Inhalte liegen nicht verstreut in einzelnen Accounts, sondern an einem zentralen Ort.
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Unterschied zum eigenen Bereich
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Der eigene Bereich gehört einem einzelnen Nutzer.
- Die Seite „Meine Schule“ gehört zur schulischen Struktur.
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Eigener Bereich Meine Schule persönliche Maps und Ordner schulweite Inhalte vom Nutzer organisiert für die Schule organisiert gut für eigene Vorbereitung gut für Kollegium und Schulorganisation nicht automatisch Schulportal zentraler gemeinsamer Bereich -
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Empfehlung: Dauerhafte Schulmaterialien gehören eher in „Meine Schule“ als in private Ordner einzelner Lehrkräfte.
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Inhalte in „Meine Schule“ veröffentlichen
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Typischer Ablauf:
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- Ordner oder Map vorbereiten
- Titel klar benennen
- Inhalte prüfen
- Veröffentlichung für „Meine Schule“ setzen (in den Map-/Ordner-Einstellungen)
- Zugriff aus Sicht einer Lehrkraft testen
- Kollegium informieren
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Tipp: Verwenden Sie klare Ordnernamen wie
Fachkonferenzen,Projekttage,Fortbildungen,Schulorganisation.
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Bearbeitung in „Meine Schule“
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Für manche Inhalte sollen Lehrkräfte nur lesen, für andere sollen sie mitarbeiten.
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Beispiele:
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- Schulinfos: meist nur Leserecht
- Fachkonferenzordner: Bearbeitungsrecht für Fachgruppe
- Projekttag: Bearbeitungsrecht für Planungsteam
- Materialsammlung: Bearbeitungsrecht für Kollegium oder Gruppe
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Wichtig: Bearbeitungsrecht gruppen- und personengenau vergeben und regelmäßig prüfen.
Passwortschutz und Sicherheit
Zusätzliche Absicherung.
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Wann Passwortschutz sinnvoll ist
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Ein Passwort kann eine zusätzliche Schutzschicht sein.
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Sinnvoll bei:
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- zeitlich begrenzten Arbeitsbereichen
- extern geteilten Inhalten
- sensibleren Materialien
- Fortbildungsunterlagen nur für Teilnehmer
- Maps, die nicht frei weitergegeben werden sollen
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Wichtig: Passwortschutz ersetzt keine saubere Rechtevergabe bei personenbezogenen oder schulinternen Daten.
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Passwortschutz für Maps und Ordner
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Wenn eine Map oder ein Ordner geschützt werden soll, kann ein Passwort gesetzt werden.
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Empfehlungen:
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- kein triviales Passwort verwenden
- Passwort getrennt vom Link weitergeben
- Passwort bei Bedarf später ändern
- Schutz entfernen, wenn er nicht mehr gebraucht wird
- bei sensiblen Inhalten zusätzlich Account-Freigaben nutzen
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Merksatz: Link plus Passwort ist besser als nur Link, aber gezielte Accountfreigabe ist oft noch sauberer.
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Sensible Inhalte
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Bei sensiblen Inhalten sollten Admins besonders vorsichtig sein.
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Dazu gehören zum Beispiel:
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- personenbezogene Schülerdaten
- interne Protokolle
- nicht öffentliche Schulunterlagen
- Materialien mit vertraulichen Kommentaren
- Inhalte, die nur für bestimmte Gruppen gedacht sind
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Empfehlung: Für solche Inhalte möglichst nicht mit offenen Links arbeiten.
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Regelmäßige Rechteprüfung
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Mindestens zu Schuljahresbeginn und nach größeren Projekten sollte geprüft werden:
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- Welche Ordner sind öffentlich?
- Wo gibt es Bearbeitungslinks?
- Wer hat Bearbeitungsrechte?
- Sind alte Projektgruppen noch berechtigt?
- Liegen schulweite Inhalte im richtigen Bereich?
- Gibt es private Ordner, die eigentlich nach „Meine Schule“ gehören?
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Tipp: Rechtepflege ist Teil der Admin-Routine.
Praxisbeispiele
Konkrete Szenarien für Schulen.
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Beispiel: Fachkonferenz Deutsch
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Ziel: Die Fachschaft Deutsch sammelt Materialien und Protokolle.
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Empfohlene Struktur:
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- Ordner
Fachkonferenz Deutschanlegen - Ordner-Einstellungen bei „Veröffentlichen“ setzen auf „Meine Schule“, damit haben alle Schüler und Lehrer Lesezugriff auf den Ordner
- Deutschlehrkräfte sollen Bearbeitungsrechte erhalten, hierfür ist ein separates Teilen des Ordners per „Teilen an Gruppe“ notwendig (dort Bearbeitungsrechte wählen). Legen Sie vorher die Gruppe „Fachkonferenzlehrer Deutsch“ an.
- In dem Ordner können Unterordner für Jahrgänge oder weitere Themen erstellt werden
- Geben Sie keine offenen Bearbeitungslinks heraus.
- Ordner
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Nutzen: Die Materialien bleiben schulweit auffindbar und sind nicht an eine einzelne Lehrkraft gebunden.
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Beispiel: Projekttag
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Ziel: Informationen und Arbeitsstände für einen Projekttag sammeln.
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Mögliche Struktur:
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- Map
Projekttag 2026 - Spalten für Organisation, Gruppen, Material, Ablauf
- Bearbeitungsrecht für Planungsteam
- Leserecht für Kollegium
- später Veröffentlichung für Schüler oder Eltern nur mit geprüften Inhalten unter „Meine Schule“
- Map
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Tipp: Während der Planung intern arbeiten, danach eine bereinigte Lesefassung teilen.
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Checkliste vor dem Teilen
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Vor jeder Freigabe kurz prüfen:
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- ☐ Wer soll Zugriff erhalten?
- ☐ Reicht Leserecht?
- ☐ Ist Bearbeitungsrecht wirklich nötig?
- ☐ Sind personenbezogene Daten enthalten?
- ☐ Ist ein Link sicher genug?
- ☐ Sollte die Map besser an Klasse, Gruppe oder Nutzer geteilt werden?
- ☐ Gehört der Inhalt in „Meine Schule“?
- ☐ Wird ein Passwort benötigt?
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Merksatz: Erst Zielgruppe klären, dann Freigabe setzen.
FAQ und nächster Schritt
Kurze Antworten auf typische Fragen.
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Was ist sicherer: Link oder Account-Freigabe?
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Können Lehrkräfte in „Meine Schule“ mitarbeiten?
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Ja, wenn sie passende Bearbeitungsrechte erhalten.
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Wenn Sie unter „Veröffentlichen“ den Eintrag „Meine Schule“ ausgewählt haben, finden Sie eine Checkbox „Lehrkräfte dürfen Map bearbeiten“. Ist diese aktiviert, so haben alle Lehrkräfte Bearbeitungsrechte an dieser Map. Schüler jedoch nur Leserechte.
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Dabei sollte klar sein:
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- Wer darf lesen?
- Wer darf bearbeiten?
- Wer ist für die Struktur verantwortlich?
- Welche Inhalte sind verbindlich?
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Tipp: Für große Bereiche klare Verantwortliche benennen, zum Beispiel Fachleitung oder Projektteam.
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Was ist der nächste Schritt?
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Nach Rechteverwaltung und „Meine Schule“ bieten sich das nächste Thema an:
- Kapitel 5: Ordnerstruktur für Schulen