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Map exportieren

Kapitel 6: Buchungssystem für Kurse, Elternsprechtage und Fortbildungen

Edumaps für Admins Edumaps

Überblick

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Ziel dieser Pinnwand

  • Diese Pinnwand erklärt das Buchungssystem in Edumaps.
  • Nach dieser Pinnwand wissen Sie:
    • für welche Situationen Buchungen geeignet sind
    • wie Sie eine Buchungsbox vorbereiten
    • wie Datum, Uhrzeit und Plätze eingestellt werden
    • wie sich Teilnehmer anmelden
    • wie Sie Teilnehmerlisten verwalten
    • wie CSV-Export und Erinnerungen genutzt werden
  • Typische Szenarien: Fortbildungen, Elternsprechtage, Projektkurse, AG-Anmeldungen und Workshops.
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Wann ist das Buchungssystem sinnvoll?

  • Das Buchungssystem ist sinnvoll, wenn sich Personen verbindlich für Termine, Kurse oder Angebote anmelden sollen.
  • Beispiele:
    • schulinterne Fortbildungen
    • Medienzentrum-Fortbildungen
    • Elternsprechtag-Termine
    • Projektkurse
    • AG-Wahlen
    • Workshops
    • Materialeinführungen
    • Beratungszeiten
  • Vorteil: Die Teilnehmerliste entsteht automatisch.
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Grundprinzip

  • Eine Buchung wird in Edumaps über eine Box organisiert.
  • Die Box enthält:
    • Titel des Angebots
    • Beschreibung
    • Datum und Uhrzeit
    • maximale Teilnehmerzahl
    • Buchungsstatus
    • Teilnehmerliste
  • Nutzer sehen einen Buchungsbutton und können sich eintragen, wenn Plätze frei sind.
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Buchung vorbereiten

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Buchungsmap anlegen

  • Erstellen Sie zuerst eine Map für den Zweck der Buchung.
  • Beispiele für Map-Titel:
    • Fortbildungen im Medienzentrum
    • Elternsprechtag 2026
    • Projektwoche – Kurswahl
    • AG-Angebote Schuljahr 2026
    • Schulinterne Workshops
  • Tipp: Eine Map kann mehrere Buchungsboxen enthalten.
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Buchungsbox erstellen

  • Legen Sie für jedes Angebot eine eigene Box an.
  • Die Box sollte enthalten:
    • klaren Titel
    • kurze Beschreibung
    • Zielgruppe
    • Ort oder Online-Link
    • Zeitraum
    • Hinweise zur Vorbereitung
    • Kontaktperson
  • Beispiel: Workshop: Edumaps für Einsteiger
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Buchung aktivieren

  • Aktivieren Sie bei der Box die Buchungsfunktion. Rufen Sie hierzu die Box-Einstellungen auf, klicken Sie auf „Buchungen und Kalender“ und wählen Sie „Buchungssystem“.
  • Prüfen Sie anschließend:
    • Ist das richtige Datum eingetragen?
    • Stimmt die Uhrzeit?
    • Ist die Teilnehmerzahl richtig?
    • Ist die Beschreibung verständlich?
    • Ist klar, wer teilnehmen darf?
  • Wichtig: Testen Sie die Ansicht möglichst einmal aus Nutzersicht.
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Datum und Uhrzeit festlegen

  • Tragen Sie den Termin so ein, dass Nutzer eindeutig erkennen, wann die Veranstaltung stattfindet.
  • Achten Sie auf:
    • Datum
    • Beginn
    • Ende oder Dauer im Text
    • Ort
    • Online-Teilnahme, falls vorhanden
  • Beispiel:
    Dienstag, 23. Juni 2026, 14:00–15:30 Uhr
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Plätze und Regeln

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Teilnehmerzahl begrenzen

  • Bei vielen Angeboten ist eine Begrenzung sinnvoll.
  • Beispiele:
    • Workshop mit 20 Plätzen
    • Elternsprechzeit mit 1 Platz
    • Projektkurs mit 15 Plätzen
    • Geräte-Einführung mit 8 Plätzen
  • Wenn die maximale Teilnehmerzahl erreicht ist, können sich weitere Nutzer nicht mehr normal eintragen.
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Unbegrenzte Plätze

  • Nicht jede Buchung braucht eine feste Grenze.
  • Unbegrenzte Plätze eignen sich für:
    • Informationsveranstaltungen
    • große Online-Fortbildungen
    • Vorträge
    • schulweite Einweisungen
    • offene Fragestunden
  • Hinweis: Auch bei unbegrenzten Plätzen entsteht eine Teilnehmerliste.
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Buchungsschluss

  • Auf Edumaps lassen sich Startzeiten für Kurse setzen, jedoch kein frei wählbarer Buchungsschluss. Diee Buchung schließt automatisch 1 Stunde nach Kursbeginn. So können sich auch Nachzügler noch eintragen. Ein Kurs, der mehr als eine Stunde zurückliegt, ist nicht mehr buchbar.
  • Früher schließen?
    • Als Text notieren: Möchten Sie einen anderen Buchungsschluss festlegen, so schreiben Sie die gewünschte Frist in den Boxinhalt, z. B. „Anmeldung bis 1 Tag vorher". Das ist ein Hinweis, keine technische Sperre.
    • Technisch sperren: Wenn nicht mehr gebucht werden soll, bearbeiten Sie die Box und klicken unter „Schützen“ auf „Vollschutz“. Danach ist kein Buchen mehr möglich (die Box bleibt sichtbar).
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Mehrere Termine

  • Wenn es mehrere Termine gibt, legen Sie mehrere Boxen an.
  • Beispiel:
    • Workshop A – Montag 14:00 Uhr
    • Workshop B – Dienstag 14:00 Uhr
    • Workshop C – Mittwoch 14:00 Uhr
  • So bleibt jede Teilnehmerliste eindeutig.
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Teilnehmer

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Was sieht der Teilnehmer?

  • Teilnehmer sehen in der Box die Informationen zum Angebot und einen Buchungsbutton.
  • Je nach Einstellung sehen sie:
    • Titel
    • Beschreibung
    • Termin
    • freie Plätze
    • Buchungsbutton
    • eigene Buchung
  • Nach der Anmeldung erscheint die Buchung auch im persönlichen Bereich unter „Meine Buchungen“ und ist direkt im eigenen Benutzerkalender zu finden.
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Buchung durchführen

  • Ablauf für Nutzer:
    1. Map öffnen.
    2. Passende Buchungsbox suchen.
    3. Informationen lesen.
    4. Auf den Buchungsbutton klicken.
    5. Buchung bestätigen.
    6. Buchung im eigenen Bereich prüfen.
  • Tipp: Siehe auch Tutorial Buchungssystem.
  •  
  • Mit Account oder per E-Mail buchen
  • Eine Buchung ist auf zwei Wegen möglich:
    • Mit Account: Eingeloggte Nutzer buchen mit einem Klick. Die Buchung erscheint unter „Meine Buchungen" und im persönlichen Kalender, sie erhalten die Erinnerung und nach Kursende die Teilnahmebescheinigung im eigenen Bereich.
    • Per E-Mail: Personen ohne Edumaps-Account – etwa Eltern oder externe Teilnehmer – tragen Name und E-Mail-Adresse ein. Dabei wird automatisch ein Account angelegt. Erst dadurch sind späteres Stornieren, die Erinnerung vor Kursbeginn, das Zusenden der Teilnahmebescheinigung und weitere Edumaps-Funktionen möglich.
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Meine Buchungen

  • Nutzer finden eigene Buchungen im persönlichen Bereich.
  • Dort sehen sie:
    • gebuchte Angebote
    • Termine
    • Status
    • gegebenenfalls spätere Teilnahmebescheinigungen
  • Das ist besonders hilfreich, wenn eine Person mehrere Veranstaltungen gebucht hat.
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Teilnehmer entfernen

  • Der Mapbesitzer (Admin) kann jederzeit Teilnehmer aus einer Buchung entfernen.
  • Das ist nötig bei:
    • Fehlbuchungen
    • Absagen
    • doppelten Buchungen
    • falsch zugeordneten Nutzern
    • begrenzten Plätzen
  • Hinweis: Dokumentieren Sie wichtige Änderungen bei offiziellen Fortbildungen sorgfältig. Informieren Sie die aus der Buchung entfernte Person.
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Verwaltung

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Teilnehmerliste anzeigen

  • In der Buchungsbox können Sie die Teilnehmerliste öffnen. Klicken Sie hierzu auf den Zähler.
  • Die Liste hilft bei:
    • Anwesenheitskontrolle
    • Raumplanung
    • Vorbereitung von Material
    • Kommunikation mit Teilnehmern
    • Nachbereitung
  • Praxis: Drucken Sie die Liste bei Präsenzveranstaltungen als Anwesenheitsliste aus oder exportieren Sie sie als CSV.
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Teilnehmerdaten kopieren

  • Teilnehmerdaten können für organisatorische Zwecke kopiert werden.
  • Mögliche Nutzung:
    • E-Mail-Verteiler vorbereiten
    • Anwesenheitsliste erstellen
    • Teilnehmer in andere Systeme übertragen
    • interne Auswertung
  • Datenschutz: Verwenden Sie die Daten nur für den Zweck der Veranstaltung. Nutzen Sie den CSV-Export.
  • Tipp: Alle Teilnehmer aller Boxen auf der Map können mit einem Mal exportiert werden. Klicken Sie auf „Map exportieren“ und wählen Sie „Teilnehmer aller Buchungen (csv)“.
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CSV-Export

  • Der CSV-Export ist praktisch, wenn die Teilnehmerliste weiterverarbeitet werden soll.
  • Mögliche Verwendung:
    • Tabellenkalkulation
    • Serienbriefe
    • Anwesenheitslisten
    • Statistik
    • Dokumentation
  • Tipp: Exportieren Sie die finale Liste kurz nach Veranstaltungsbeginn.
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Erinnerungen

  • Erinnerungen helfen, No-Shows zu reduzieren.
  • Jeder registrierte Teilnehmer erhält eine Erinnerungsmail für den gebuchten Kurs 24 Stunden vor Kursbeginn.
  • Tipp: Im Beschreibungstext sollte auch klar stehen, was Teilnehmer mitbringen oder vorbereiten müssen.
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Praxisbeispiele

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Beispiel: Elternsprechtag

  • Falls Sie z. B. für einen Elternsprechtag einzelne Zeitfenster benötigen, so tragen Sie diese in die Boxtitel ein.
  • Beispiel:
    • 14:00–14:20 Uhr
    • 14:20–14:40 Uhr
    • 14:40–15:00 Uhr
  • Legen Sie die Startzeit je Box fest.
  • Jede Box erhält als Teilnehmerbegrenzung: 1 Platz.
  • Hinweis: Für viele Lehrkräfte kann eine klare Ordner- oder Spaltenstruktur nötig sein.
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Beispiel: Fortbildung

  • Eine Fortbildungsbox sollte enthalten:
    • Thema
    • Zielgruppe
    • Datum und Uhrzeit
    • Ort oder Videolink
    • maximale Plätze
    • Voraussetzungen
    • Kontaktperson
  • Nach der Veranstaltung kann die Teilnehmerliste exportiert oder für Teilnahmebescheinigungen genutzt werden.
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Beispiel: Projektkurs

  • Für eine Projektwoche kann jede Projektgruppe eine eigene Buchungsbox erhalten.
  • Inhalt der Box:
    • Projekttitel
    • Kurzbeschreibung
    • Klassenstufe
    • maximale Teilnehmerzahl
    • benötigtes Material
    • betreuende Lehrkraft
  • So können Schüler Projekte direkt auswählen.
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Checkliste

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Vor Veröffentlichung prüfen

  • ☐ Map-Titel ist eindeutig
    ☐ Jede Buchungsbox hat einen klaren Titel
    ☐ Datum und Uhrzeit stimmen
    ☐ Teilnehmerzahl ist korrekt
    ☐ Beschreibung ist verständlich
    ☐ Zielgruppe ist genannt
    ☐ Ort oder Online-Link ist angegeben
    ☐ Testbuchung wurde geprüft
    ☐ Teilnehmerliste ist auffindbar
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Typische Fehler

  • Vermeiden Sie diese Fehler:
    • unklare Titel wie Termin 1
    • fehlende Uhrzeit
    • falsche maximale Teilnehmerzahl
    • mehrere Termine in einer einzigen Box
    • keine Zielgruppe genannt
    • Link zur Map nicht richtig geteilt
    • Buchung nicht aus Nutzersicht getestet
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Nächster Schritt

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