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Map exportieren

Kapitel 2: CSV-Import und Schuljahreswechsel

Edumaps für Admins Edumaps

Überblick

Worum es beim CSV-Import geht.
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Ziel dieser Pinnwand

  • Diese Pinnwand erklärt, wie Schuladmins Benutzer und Klassen per CSV-Datei anlegen oder aktualisieren.
  • Nach dieser Pinnwand wissen Sie:
    • wann der CSV-Import sinnvoll ist
    • welche Spalten eine CSV-Datei enthalten sollte
    • wie Klassen automatisch angelegt werden
    • wie neue Schüler ergänzt werden
    • wie ein Schuljahreswechsel vorbereitet wird
    • welche Fehler häufig auftreten
  • Wichtig: Diese Pinnwand behandelt den Import über Benutzerlisten. Einzelne Testaccounts oder Accounts ohne Namen werden in Kapitel 1: Admin-Menü und erste Accounts erklärt.
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Wann ist der CSV-Import sinnvoll?

  • Der CSV-Import ist sinnvoll, wenn viele Benutzer auf einmal erstellt oder aktualisiert werden sollen.
  • Typische Fälle:
    • neue Schüleraccounts für eine Klasse
    • mehrere Klassen gleichzeitig anlegen
    • Schuljahreswechsel vorbereiten
    • neue Schüler ergänzen
    • bestehende Schüler einer neuen Klasse zuordnen
    • Lehrkräfte oder Projektgruppen gesammelt importieren
  • Faustregel: Sobald mehr als ein paar Accounts angelegt werden sollen, ist der CSV-Import meist schneller und sauberer als die manuelle Eingabe.
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Grundprinzip

  • Eine CSV-Datei ist eine einfache Tabelle. Jede Zeile steht für einen Benutzer.
  • Typische Spalten sind:
  • Vorname → Vorname des Benutzers
    Name → Nachname des Benutzers
    E-Mail → Echte oder schulische E-Mail-Adresse
    Klassenname → Klasse, Gruppe oder Kurs
  • Edumaps liest diese Datei ein und erstellt daraus Accounts und Klassen.
  • Hinweis: Wenn eine Klasse noch nicht existiert, kann sie beim Import automatisch entstehen.
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Empfohlener Ablauf

  • Gehen Sie beim Import immer in dieser Reihenfolge vor:
    1. CSV-Datei vorbereiten
    2. Datei auf klare Spalten prüfen
    3. Import in Edumaps starten
    4. Zuordnung der Spalten kontrollieren
    5. Importvorschau prüfen
    6. Benutzer importieren
    7. Ergebnis kontrollieren
    8. Loginpässe oder Zugangsdaten sichern
  • Tipp: Führen Sie bei großen Listen zuerst einen kleinen Testimport mit wenigen Zeilen durch.
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CSV-Datei vorbereiten

So sollte die Importdatei aussehen.
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Empfohlene Spalten

  • Edumaps erwartet den vollständigen Namen in einer Spalte, zum Beispiel Anna Beispiel.
  • Liegt der Name in der Form Vorname,Nachname vor (mit Komma), nutzen Sie beim Import die Funktion „Vor- und Nachname zusammenführen". Damit wird das Komma entfernt und ein Klarname gebildet:
  • Beispiel,Anna → Anna Beispiel
  • Edumaps speichert immer nur einen Klarnamen pro Person. Getrennte Spalten für Vorname und Nachname werden nicht eingelesen.
  • Für Schülerdaten eignet sich daher diese Struktur:
  • NameE-MailKlassenname
    Anna Beispielanna.beispiel@schule.de5a
    Ben Musterben.muster@schule.de5a
    Clara Testclara.test@schule.de6b
  • Für jüngere Schüler ohne echte E-Mail-Adresse kann die E-Mail-Spalte je nach Schulkonzept leer bleiben oder durch schulische Platzhalter ergänzt werden.
  • Wichtig: Verwenden Sie einheitliche Klassennamen. 5a, 5A und Klasse 5a können als unterschiedliche Gruppen interpretiert werden.
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CSV aus Excel oder LibreOffice speichern

  • Wenn die Benutzerliste in Excel, LibreOffice oder einem Schulverwaltungssystem vorliegt, speichern Sie sie als CSV-Datei.
  • Achten Sie auf:
    • eine Kopfzeile mit Spaltennamen
    • keine leeren Zwischenzeilen
    • keine verbundenen Zellen
    • keine zusätzlichen Überschriften über der Tabelle
    • klare Klassennamen
    • UTF-8-Zeichencodierung, wenn Umlaute enthalten sind
  • Tipp: Öffnen Sie die CSV-Datei testweise in einem Texteditor. Sie sollten eine Zeile pro Benutzer sehen.
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Beispiel für eine einfache CSV-Datei

  • Eine einfache CSV-Datei kann so aussehen:
  • Name,E-Mail,Klassenname
    Anna Beispiel,anna.beispiel@schule.de,5a
    Ben Muster,ben.muster@schule.de,5a
    Clara Test,clara.test@schule.de,6b
  • Je nach Programm kann statt Komma auch Semikolon verwendet werden:
  • Name;E-Mail;Klassenname
    Anna Beispiel;anna.beispiel@schule.de;5a
  • Edumaps erkennt übliche CSV-Formate. Prüfen Sie trotzdem vor dem Import die Vorschau.
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Daten vorher bereinigen

  • Vor dem Import sollten Sie die Liste bereinigen.
  • Prüfen Sie:
    • Sind Vorname und Name getrennt?
    • Gibt es leere Namen?
    • Sind E-Mail-Adressen korrekt geschrieben?
    • Sind Klassennamen einheitlich?
    • Gibt es doppelte Zeilen?
    • Enthält die Datei alte Schüler, die nicht mehr zur Schule gehören?
  • Merksatz: Je sauberer die CSV-Datei ist, desto weniger Nacharbeit entsteht in Edumaps.
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Import durchführen

Schritte im Admin-Bereich.
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CSV-Import öffnen

  • Schritte:
    1. Öffnen Sie die Benutzerverwaltung.
    2. Wählen Sie Accounts erstellen.
    3. Wählen Sie die Methode CSV-Datei.
    4. Laden Sie die CSV-Datei hoch.
    5. Prüfen Sie, ob die Spalten richtig erkannt wurden.
  • Pro Durchlauf lassen sich bis zu 1.500 Accounts importieren. Bei größeren Listen einfach in zwei Durchläufen arbeiten. Je mehr Accounts, desto länger dauert der Abgleich.
  • Hinweis: Wenn eine Spalte falsch erkannt wird, brechen Sie den Import nicht sofort ab. Prüfen Sie zuerst, ob die Spalte manuell richtig zugeordnet werden kann.
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Rolle auswählen

  • Beim Import muss festgelegt werden, welche Rolle die importierten Benutzer erhalten.
  • Typische Rollen:
    • Schüler für Klassenlisten
    • Lehrkraft für Kollegiumslisten
  • Empfehlung: Importieren Sie Schüler und Lehrkräfte getrennt, wenn beide Gruppen unterschiedliche Rollen erhalten sollen.
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Klassen automatisch anlegen

  • Wenn die CSV-Datei eine Spalte Klassenname enthält, kann Edumaps die Klassen aus dieser Spalte übernehmen.
  • Beispiel:
  • NameKlassenname
    Anna Beispiel5a
    Ben Muster5a
    Clara Test6b
  • Ergebnis:
    • Anna und Ben werden der Klasse 5a zugeordnet.
    • Clara wird der Klasse 6b zugeordnet.
    • Falls die Klassen noch nicht vorhanden sind, werden sie automatisch erstellt.
  • Beim Aktualisierungsimport: Mit der Checkbox „Klassen neu anlegen" werden die Klassenzuordnungen entsprechend der CSV neu gesetzt – fehlt eine alte Klasse in der Datei, wird der Schüler aus ihr entfernt. Ohne Häkchen bleiben bestehende Zuordnungen unverändert.
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Importvorschau prüfen

  • Vor dem endgültigen Import sollte die Vorschau kontrolliert werden.
  • Achten Sie besonders auf:
    • Stimmen Vorname und Nachname?
    • Sind E-Mail-Adressen korrekt?
    • Ist die Klasse richtig erkannt?
    • Werden alle Zeilen importiert?
    • Gibt es Warnungen zu vorhandenen Benutzern?
  • Wichtig: Warnungen sind keine reine Formalität. Sie zeigen oft, ob bestehende Accounts aktualisiert oder neue Accounts erstellt werden.
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Nach dem Import

  • Nach dem Import sollten Sie das Ergebnis prüfen.
  • Empfohlene Kontrolle:
    • Klasse öffnen
    • Anzahl der Benutzer prüfen
    • einzelne Stichproben kontrollieren
    • Loginpässe oder Zugangsdaten sichern
    • bei Bedarf Lehrkräfte über fertige Klassen informieren
  • Tipp: Dokumentieren Sie kurz, welche Datei wann importiert wurde. Das hilft beim Schuljahreswechsel und bei Rückfragen.
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Aktualisierungsimport

Bestehende Daten ergänzen oder aktualisieren.
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Neue Schüler hinzufügen

  • Sie können beim Aktualisierungsimport nur neue Schüler importieren.
  • Geeignet, wenn:
    • einzelne Schüler neu an die Schule kommen
    • eine Klasse fast vollständig vorhanden ist
    • nur wenige Zugänge fehlen
  • Vorgehen:
    1. CSV-Datei nur mit den neuen Schülern vorbereiten
    2. Datei importieren
    3. Klasse prüfen
    4. Zugangsdaten sichern oder Loginpässe ausgeben
  • Vorteil: Schnell und übersichtlich.
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Komplette aktuelle Liste importieren

  • Beim Schuljahreswechsel ist oft eine komplette aktuelle Liste sinnvoller.
  • Geeignet, wenn:
    • viele Schüler die Klasse wechseln
    • neue Klassen entstehen
    • viele Schüler die Schule verlassen haben
    • die Daten aus dem Schulverwaltungssystem aktualisiert wurden
  • Empfehlung: Für den Schuljahreswechsel lieber mit einer sauberen Gesamtliste arbeiten als viele kleine Einzeländerungen manuell vorzunehmen.
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Klassenwechsel abbilden

  • Wenn Schüler in eine neue Klasse wechseln, sollte die CSV-Datei den neuen Klassennamen enthalten.
  • Beispiel:
  • Vorname NameE-MailKlassenname
    Anna Beispielanna.beispiel@schule.de6a
  • Wenn Anna vorher in 5a war, kann sie durch den Aktualisierungsimport der neuen Klasse 6a zugeordnet werden.
  • Wichtig: Prüfen Sie nach dem Import, ob die Klassenzuordnungen korrekt sind. Der Schüler sollte nicht mehr in der alten Klasse auffindbar sein, sondern nur noch in der neuen Klasse.
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Geänderte E-Mail-Adressen

  • E-Mail-Adressen können sich ändern, zum Beispiel bei neuen Schuldomains oder korrigierten Schreibweisen.
  • Prüfen Sie vor dem Import:
    • Ist die neue E-Mail-Adresse eindeutig?
    • Gibt es schon einen Account mit dieser E-Mail?
    • Wird der bestehende Benutzer erkannt oder würde ein neuer Account entstehen?
  • Klicken Sie auf den Button „Alles prüfen“, so werden Ihnen offensichtliche Fehler angezeigt. Korrigieren Sie diese.
  • Achtung: Bei unklaren Daten können Doppelaccounts entstehen. Kontrollieren Sie die Importvorschau besonders sorgfältig.
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Fehlerfälle

Häufige Stolperfallen beim Import.
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Doppelte Namen

  • In Schulen gibt es manchmal zwei Schüler mit gleichem Namen.
  • Beispiel:
  • NameKlasse
    Max Müller7a
    Max Müller8b
  • Hier nennen Sie den zweiten Benutzer einfach „Max Müller 2“.
  • Wichtig: Edumaps ist so gebaut, dass der Name an einer Schule eindeutig sein muss, sodass der Import im nächsten Schuljahr (auch bei geänderter E-Mail-Adresse) funktioniert.

    Der Name des Schülers/Lehrers ist also das eindeutige Merkmal zur Wiedererkennung.
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Umlaute und Sonderzeichen

  • Wenn Umlaute falsch angezeigt werden, liegt es meist an der Zeichencodierung der CSV-Datei.
  • Typische Fehler:
    • Müller erscheint als Müller
    • Sonderzeichen werden ersetzt
    • Namen mit Akzenten werden falsch angezeigt
  • Lösung:
    • CSV-Datei erneut als UTF-8 speichern
    • Datei in einem Texteditor prüfen
    • Import erneut starten
  • Tipp: LibreOffice eignet sich gut, um die Codierung beim Speichern bewusst auszuwählen.
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Falsche oder uneinheitliche Klassennamen

  • Uneinheitliche Klassennamen erzeugen schnell Unordnung.
  • Beispiele:
    • 5a
    • 5A
    • Klasse 5a
    • 05a
  • Diese Varianten können als unterschiedliche Klassen erscheinen.
  • Vor dem Import festlegen:
    • kurze Namen: 5a, 6b, 10c
    • oder ausführliche Namen: Klasse 5a
    • aber nicht mischen
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Leere Felder

  • Leere Felder können je nach Spalte problematisch sein.
  • Besonders kritisch:
    • leerer Vorname
    • leerer Nachname
    • fehlende Klasse bei Schülerlisten
    • fehlerhafte oder doppelte E-Mail-Adresse
  • Empfehlung: Filtern Sie die Tabelle vor dem Import nach leeren Feldern und korrigieren Sie diese zuerst.
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Schuljahreswechsel

Empfohlene Vorgehensweise.
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Vorbereitung

  • Vor dem Schuljahreswechsel sollten Sie klären:
    • Welche Klassen bleiben bestehen?
    • Welche Klassen werden umbenannt?
    • Welche Schüler verlassen die Schule?
    • Welche Schüler kommen neu hinzu?
    • Gibt es neue Lehrkräfte?
    • Wird mit echten E-Mail-Adressen oder Dummy-Adressen gearbeitet?
  • Tipp: Erstellen Sie vor großen Änderungen eine aktuelle Benutzerliste als Sicherung oder Dokumentation.
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Empfohlener Ablauf beim Schuljahreswechsel

    1. Aktuelle Schülerliste aus dem Schulverwaltungssystem exportieren
    2. CSV-Datei bereinigen
    3. Klassennamen vereinheitlichen
    4. Testimport mit wenigen Zeilen durchführen
    5. vollständigen Aktualisierungsimport durchführen
    6. Klassen stichprobenartig prüfen
    7. alte oder nicht mehr benötigte Benutzer kontrollieren
    8. neue Loginpässe nur für neue Benutzer ausgeben
  • Wichtig: Nicht alle bestehenden Nutzer benötigen neue Zugangsdaten. Bestehende Accounts können weiterverwendet werden.
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Alte Benutzer entfernen?

  • Benutzer, die die Schule verlassen haben, sollten nicht dauerhaft in der aktiven Schulverwaltung bleiben.
  • Möglichkeiten:
    • Benutzer aus Klassen entfernen
    • Benutzer aus der Schule entfernen
    • Benutzer löschen, wenn der Account nicht mehr benötigt wird
  • Beim Entfernen aus der Schule wird der Account auf einen Basis-Account zurückgesetzt: weder Lehrkraft noch Schüler, nicht mehr Ihrer Schule zugeordnet. Inhalte und Login der Person bleiben bestehen, der Zugriff auf schulinterne Maps entfällt.
  • Achtung: Prüfen Sie vorher, ob noch Inhalte, Maps oder Uploads mit dem Account verbunden sind. Falls ja, so lässt sich der Account nicht löschen. Hier entfernen Sie den Nutzer einfach aus der Schule.
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Nachkontrolle

  • Nach dem Schuljahreswechsel sollten Sie prüfen:
    • Stimmen die Klassenlisten?
    • Gibt es unerwartete Doppelaccounts?
    • Sind neue Schüler vorhanden?
    • Sind ehemalige Schüler entfernt oder bereinigt?
    • Können Lehrkräfte ihre Klassen finden?
    • Funktioniert der Login mit neuen Accounts?
  • Merksatz: Der Import ist erst fertig, wenn die Klassen in Edumaps praktisch nutzbar sind.
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FAQ und nächster Schritt

Kurze Antworten auf typische Fragen.
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Muss ich alle Schüler erneut hochladen?

  • Nicht immer.
  • Sie können entweder:
    • nur neue Schüler importieren
    • oder eine vollständige aktuelle Liste importieren
  • Für einzelne Nachmeldungen: Nur neue Schüler importieren.
  • Für den Schuljahreswechsel: Meist ist eine vollständige aktuelle Liste sinnvoller.
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Was passiert mit bestehenden Accounts?

  • Bestehende Accounts müssen nicht automatisch neu erstellt werden.
  • Beim Aktualisieren geht es darum, vorhandene Benutzer korrekt zu erkennen und bei Bedarf zu ergänzen oder neu zuzuordnen.
  • Prüfen Sie besonders:
    • Name (eindeutiges Merkmal)
    • E-Mail-Adresse
    • Klasse
    • Rolle
  • Achtung: Wenn ein bestehender Benutzer nicht eindeutig erkannt wird, kann ein Doppelaccount entstehen.
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Was ist der nächste Schritt?

  • Nach CSV-Import und Schuljahreswechsel ist das nächste Admin-Thema: Anmelden von anderen Plattform (Single-Sign-On) und Doppelaccounts.
  • Dort geht es um:
    • wie Single-Sign-On funktioniert
    • warum manchmal zweite Accounts entstehen
    • wann Accounts verschmolzen werden sollten
    • wie Admins Doppelaccounts vermeiden können
  • Tutorial: Kapitel 3: Anmelden über andere Plattformen (Single-Sign-On) und Doppelaccounts
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