Kapitel 7: Teilnahmebescheinigungen automatisch erstellen

Diese Pinnwand erklärt, wie Teilnahmebescheinigungen in Edumaps vorbereitet und erzeugt werden.

Nach dieser Pinnwand wissen Sie:

Nutzen: Viele Bescheinigungen können ohne manuelle Einzelarbeit erstellt werden. Sie können sich somit viele Stunden Arbeiten ersparen.

Teilnahmebescheinigungen sind besonders sinnvoll bei:

Praxisnutzen: Statt jede Bescheinigung einzeln zu schreiben, kann Edumaps die Daten aus der Buchung verwenden und automatisiert bereitstellen - ohne Mehraufwand.

Teilnahmebescheinigungen hängen mit dem Buchungssystem zusammen.

Der Ablauf ist:

Wichtig: Die Daten sollten vor Kursabschluss geprüft werden.

Er enthält typischerweise:

Hinweis: Der Briefbogen sorgt dafür, dass Bescheinigungen offiziell und einheitlich aussehen.

Die Buchung liefert:

Ohne saubere Buchungsdaten entstehen später unvollständige oder falsche Bescheinigungen.

Prüfen Sie vor dem Abschluss der Veranstaltung die Teilnehmerliste.

Achten Sie auf:

Tipp: Entfernen Sie Fehlbuchungen vor dem Erstellen der Bescheinigungen.

Der Titel der Veranstaltung erscheint später in der Bescheinigung.

Gute Titel:

Ungünstige Titel:

Die Buchungsbox sollte klare Informationen enthalten.

Empfohlene Angaben:

Tipp: Was später auf der Bescheinigung relevant ist, sollte schon in der Veranstaltung klar benannt sein.

Edumaps prüft die Anwesenheit nicht automatisch – jeder eingebuchte Teilnehmer erhält nach dem Beenden eine Bescheinigung. Entfernen Sie Nicht-Teilnehmer deshalb vor dem Beenden.

Legen Sie zusätzlich intern fest, wann eine Bescheinigung vergeben wird.

Mögliche Regeln:

Wichtig: Edumaps organisiert die Bescheinigung. Die fachliche Entscheidung über Teilnahme liegt bei der Schule oder Institution.

Führen Sie vor der ersten echten Fortbildung einen Testlauf durch.

Testen Sie:

So erkennen Sie fehlende Angaben frühzeitig.

Nach der Veranstaltung prüfen Sie zuerst die Teilnehmerliste.

Fragen:

Erst danach sollte die Veranstaltung abgeschlossen werden.

Wenn die Veranstaltung abgeschlossen ist, kann der Kurs beendet werden.

Dabei werden die finalen Teilnehmerdaten verwendet.

Achtung: Beenden Sie den Kurs nicht zu früh, wenn noch Änderungen an der Teilnehmerliste nötig sind.

Eine Stunde nach Beginn des Kurses erscheint ein „Beenden“-Button an der Box. Klicken Sie diesen und der Kurs wird beendet.

Dadurch wird die Box gesperrt und alle Teilnehmer erhalten eine E-Mail mit Link zur personalisierten Teilnahmebescheinigung.

Die Teilnehmer erhalten:

Praxis: Weisen Sie Teilnehmer darauf hin, wo sie ihre Bescheinigung finden.

Dort sehen sie:

Hinweis: Der genaue Ablauf sollte in der Veranstaltung oder Abschlussmail kurz erklärt werden.

Wenn eine Bescheinigung fehlt, prüfen Sie:

Wenn ein Name falsch erscheint, liegt die Ursache meist im Benutzeraccount.

Prüfen Sie:

Korrigieren Sie die Accountdaten möglichst vor dem finalen Abschluss.

Prüfen Sie regelmäßig, ob die Angaben im Briefbogen aktuell sind.

Besonders wichtig:

Tipp: Prüfen Sie den Briefbogen vor jeder größeren Fortbildungsreihe.

Teilnehmerdaten sind personenbezogene Daten.

Beachten Sie:

Grundsatz: So wenig Daten wie möglich, so viel wie nötig.

Legen Sie fest, wer für Bescheinigungen verantwortlich ist.

Mögliche Rollen:

Empfehlung: Eine Person prüft die Teilnehmerliste, bevor Bescheinigungen erzeugt werden.

☐ Briefbogen eingerichtet
☐ Veranstaltungstitel eindeutig
☐ Buchungsbox korrekt ausgefüllt
☐ Datum und Uhrzeit geprüft
☐ Zielgruppe genannt
☐ Teilnehmerzahl festgelegt
☐ Testbuchung durchgeführt
☐ Zuständigkeit geklärt

☐ Teilnehmerliste geöffnet
☐ Anwesenheit geprüft
☐ Fehlbuchungen entfernt
☐ Namen geprüft
☐ Veranstaltungstitel kontrolliert
☐ Kurs beendet
☐ Bescheinigungen geprüft
☐ Teilnehmer über Abruf informiert

Vermeiden Sie diese Fehler:

Merksatz: Erst prüfen, dann abschließen.